Si vous utilisez la réservation de stands en ligne, vos exposants peuvent ajouter leurs informations dans leur Exhibitor Portal (portail exposant). Voici un article où vos exposants peuvent apprendre à utiliser le Portal.
Cependant, vous pouvez également téléverser les données vous-même — individuellement, en masse à l'aide d'un modèle Excel, ou via l'API. Dans tous les cas, après le téléversement initial, vous pouvez choisir d'envoyer des liens aux exposants pour qu'ils complètent leurs profils.
Dans ce tutoriel, nous couvrons toutes les façons d'importer, d'exporter et de mettre à jour les données des exposants.
Passez le texte et regardez plutôt la vidéo.
Notez que l'interface montrée dans la vidéo n'est plus à jour, mais la vidéo peut tout de même être utile car le déroulement du processus reste le même.
Comment ajouter des exposants
Ajouter un exposant individuellement
Pour ajouter des exposants individuellement, allez sur la page Exhibitors
et cliquez sur + Add new.
Vous pouvez saisir toutes les informations à afficher dans le profil de l'exposant ou les remplir automatiquement avec l'IA. Ensuite, vous pouvez assigner un nouvel exposant au stand.
Importer des exposants en masse via un modèle Excel
Si vous avez beaucoup d'exposants et ne souhaitez pas les ajouter individuellement, vous pouvez importer les données via notre modèle Excel et les assigner à des stands.
Grâce à notre modèle Excel, il est possible d'importer :
Les noms des exposants
Les descriptions et adresses des exposants
Les stands des exposants
Les catégories
Les informations de contact (téléphone, e-mail, site web)
Les liens vers les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter)
Les informations de contact pour la communication liée à l'événement, telles que le nom, l'e-mail et le numéro de téléphone (elles ne seront pas affichées sur le plan)
L'URL de l'image du logo.
Avant d'importer les exposants, assurez-vous que tous les stands sont créés dans le Designer
. Les stands présents dans le fichier Excel mais absents de votre plan seront ignorés.
Pour téléverser le fichier Excel, cliquez sur Import sur la page Exhibitors
. Ensuite,
Téléchargez notre modèle.
Modifiez les données dans le fichier téléchargé (découvrez comment faire ci-dessous).
Téléversez le fichier.
Utiliser le modèle
Assurez-vous que le format des cellules est identique à celui de nos exemples d'exposants.
Dans la colonne « category », plusieurs catégories doivent être séparées par des virgules dans chaque cellule. Si une catégorie contient déjà une virgule, utilisez plutôt des points-virgules pour les séparer.
S'il n'y a qu'une seule catégorie dans une cellule et qu'elle contient une virgule, vous devez ajouter un point-virgule après la catégorie pour indiquer qu'il s'agit d'une entrée complète.
Les catégories saisies dans le fichier Excel qui n'existent pas encore dans le plan seront ajoutées.
Il n'est pas nécessaire de renseigner les ID des exposants au départ, car ils seront générés automatiquement. Remplir la colonne « Exhibitor ID » lors de l'importation initiale peut causer des problèmes. Laissez cette colonne vide pour éviter toute erreur.
Formats acceptés pour les logos : JPG, PNG, GIF ou BMP. Avant de retéléverser le fichier, supprimez les exposants déjà ajoutés pour éviter les doublons.
Vous pouvez également offrir à vos exposants un lien de connexion automatique pour compléter ou mettre à jour leur profil plus tard.
Comment transmettre les données des exposants depuis votre système via l'API
Vous pouvez utiliser notre API pour nous envoyer les données concernant vos exposants, les stands achetés et les extras. La liste complète des options se trouve ici. De la même manière, vous pouvez mettre à jour les profils d'exposants, catégories, stands, etc.
Vous pouvez utiliser les appels suivants (entre autres) :
Add Exhibitor : récupère les exposants depuis votre système et les ajoute à ExpoFP
Add Exhibitor Booth : les assigne à un stand spécifique sur le plan
Add Exhibitor Extra : si votre événement propose des articles supplémentaires à l'achat, tels que des options de sponsoring, l'électricité, le mobilier, etc.
Il est également possible de transmettre les exposants depuis Cvent via l'API.
Comment exporter les exposants
Pour exporter un fichier Excel contenant les informations des exposants,
Allez sur la page Exhibitors
.
Cochez les cases à côté des exposants que vous souhaitez inclure dans le fichier, ou cochez la case en haut pour tous les sélectionner. Vous pouvez également utiliser les filtres en haut pour n'exporter que certains exposants. Entre autres, vous pouvez filtrer par stand, catégorie, tag, extras, statut On Hold, Featured Listing, ou Logo in Header.
Cliquez sur Export.
Comment mettre à jour les informations des exposants en masse
Pour apporter des modifications à vos exposants en masse, exportez les données via la page Exhibitors
du Dashboard
, appliquez les modifications, puis importez-les à nouveau. Ci-dessus, vous pouvez apprendre à réaliser chacune de ces étapes.
Points à prendre en compte lors de la mise à jour des informations de vos exposants :
Les données seront mises à jour si les ID des exposants correspondent.
Pour désassigner des stands des exposants, laissez le champ « booth » vide.
Pour désassigner des sponsorships (parrainages) ou extras de stand, laissez également ces champs vides ou mettez « 0 ».
Il est important de noter que vos coéquipiers ne doivent pas travailler dans le Designer pendant que l'importation des exposants est en cours, car les modifications effectuées dans le Designer risquent d'écraser l'import.
Questions fréquentes
Si j'ajoute de nouveaux exposants au fichier Excel et que je le retéléverse, cela affectera-t-il les exposants existants ?
Si j'ajoute de nouveaux exposants au fichier Excel et que je le retéléverse, cela affectera-t-il les exposants existants ?
Les exposants existants ne seront pas affectés, sauf si vous mettez à jour certains de leurs champs.
J'essaie d'importer mon fichier Excel, mais cela ne fonctionne pas.
J'essaie d'importer mon fichier Excel, mais cela ne fonctionne pas.
Veuillez vous assurer que :
Vous avez suivi les instructions décrites ci-dessus
Le format des cellules est identique à celui de notre exemple d'exposant dans le modèle (le format doit principalement être « texte »)
Si vous rencontrez toujours des problèmes pour importer votre fichier, veuillez contacter notre équipe de support via le bouton de chat ou par e-mail à [email protected]. Envoyez-nous le fichier ainsi que le nom de votre plan, et nous serons heureux de vous aider.
Puis-je téléverser les médias d'un exposant via un fichier Excel ?
Puis-je téléverser les médias d'un exposant via un fichier Excel ?
Oui, mais uniquement via une URL d'image ou de vidéo. Si vous souhaitez téléverser le média sous forme de fichier, ajoutez-le individuellement aux exposants concernés.