Les exposants peuvent consulter et gérer leurs réservations et leurs profils via le Portail exposant (Exhibitor Portal).

Le Portail exposant est disponible avec tous les forfaits ExpoFP payants (Light, Standard et Pro). C'est le seul endroit où les exposants peuvent gérer leurs informations, mettre à jour leurs détails et téléverser des fichiers.

Dans cet article, vous, en tant qu'organisateur, allez :

Découvrir ce que les exposants peuvent faire sur le Portail ;
Apprendre comment aider vos exposants à se connecter au Portail et à l'utiliser ;
Apprendre quels paramètres du Portail exposant vous pouvez modifier et comment le faire.

Avantages du Portail (et ce que les exposants peuvent y faire)

Sur la capture d'écran, vous pouvez voir à quoi ressemble le Portail pour les exposants.

Ci-dessous, vous pouvez découvrir ce qu'ils peuvent y faire.

Gérer les réservations

Les exposants peuvent réserver des stands supplémentaires, des sponsorships et des extras de stand (sponsorships and booth extras), y compris nos options de sponsoring intégrées : Logo in Header, Logo in Booth, et Featured Listings.

Modifier le profil de l'entreprise

Les exposants peuvent renseigner les informations de leur entreprise (description, adresse, etc.) et joindre des liens vers les réseaux sociaux. Ils peuvent également ajouter du matériel marketing, des images, des vidéos et des boutons d'action. Les profils d'entreprise sont plus complets et précis puisqu'ils sont remplis par les exposants eux-mêmes. Vous conservez tout de même accès à toutes les informations et pouvez les modifier si nécessaire.

Les organisateurs peuvent également utiliser le modèle Excel fourni par ExpoFP pour importer les données des exposants en masse, ce qui permet notamment d'ajouter efficacement des logos pour plusieurs exposants. Pour des instructions détaillées, consultez le guide d'importation des exposants.

Remarque : vous pouvez restreindre les champs auxquels les exposants ont accès et proposer les autres en vente additionnelle grâce aux Listing Levels.

Paiements en ligne

Les exposants peuvent consulter, télécharger et payer leurs factures. Ils peuvent également consulter leur historique de paiement et le solde restant dans la section « Payments ».

Remarque : si vous ne souhaitez pas utiliser notre système de facturation et de paiement en ligne, écrivez-nous et nous désactiverons cette section.

Partager les profils

Les exposants peuvent voir un aperçu de leur profil et le partager sur les réseaux sociaux.

Connexion automatique facile

Les exposants peuvent accéder à leur Exhibitor Portal via le lien de connexion automatique. Cela ne nécessite pas de créer un compte ni un mot de passe sur notre site.

Aperçu du profil d'une entreprise

Les organisateurs peuvent prévisualiser le profil d'une entreprise sur le plan. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Exhibitors, choisissez une entreprise, puis cliquez sur le bouton « Edit profile » en haut à droite.

Badges exposants

Les exposants peuvent demander des badges exposants (exhibitor badges).

Ce que les exposants ne peuvent pas faire dans l'Exhibitor Portal

Les exposants ne peuvent pas régénérer leur lien de connexion automatique. Ils ne peuvent pas non plus voir les notes administratives, les tags que l'organisateur leur a attribués, ni l'historique des modifications. Ils ne peuvent pas non plus supprimer leurs réservations ; seul l'organisateur en a le contrôle.

Comment les exposants peuvent obtenir le lien de connexion automatique vers le Portail

Avec l'e-mail de confirmation de réservation

Si vous autorisez les exposants à réserver ou acheter des stands via le plan, ils reçoivent par défaut le lien de connexion automatique avec l'e-mail de confirmation de réservation. En savoir plus sur les e-mails ExpoFP.

Depuis la page exposant

Vous pouvez envoyer ce lien à une entreprise en particulier. Rendez-vous dans Exhibitors

. Choisissez celle qui vous intéresse, puis cliquez sur l'icône « email auto-login link ».

Envoi en masse

Vous pouvez envoyer par e-mail en masse le lien de connexion automatique à tous les exposants (ou utiliser les filtres sur la page Exhibitors

pour sélectionner certains exposants) grâce à la variable #AutoLoginLink#. Vous devrez d'abord configurer votre serveur de messagerie.

Envoyer des liens avec un service tiers

Vous pouvez exporter tous les liens de connexion automatique depuis la page Exhibitors

. Sélectionnez tous les exposants avec la case en haut de la liste, puis cliquez sur Export. Le fichier Excel exporté contiendra toutes les informations sur les exposants, y compris les liens de connexion automatique. Vous pourrez ensuite les envoyer via un service tiers d'e-mailing en masse (par exemple, GMass).

Comment ajouter des instructions pour les exposants

Vous pouvez fournir à vos exposants des instructions précises sur la façon de remplir leurs profils.

Exhibitor Portal with example instructions in box

Pour cela, rendez-vous dans Event Settings

- Exhibitor Portal. Vous pouvez également y limiter la description de l'entreprise à un certain nombre de caractères, ainsi que le nombre de catégories que les exposants peuvent s'attribuer.

Comment désactiver l'Exhibitor Portal

Si vous ne souhaitez pas utiliser notre Portail, vous pouvez rediriger les exposants vers votre propre page web. Rendez-vous dans Sales & Reservations - Reservation Settings, descendez jusqu'à « After reserve/buy complete » et insérez le lien dans le champ.

Dépannage pour les exposants

Si le lien de connexion automatique ne fonctionne pas, vous pouvez régénérer le lien dans le profil de l'entreprise et le renvoyer à l'exposant.

Questions fréquentes

Est-il possible d'empêcher les exposants de remplir ou de modifier certains champs de leur profil ?

Vos exposants peuvent remplir tous les champs de leur profil et vous ne pouvez pas les empêcher de les modifier. En revanche, vous pouvez restreindre les champs affichés dans la vue publique grâce aux listing levels. Plus de détails ici.

Puis-je masquer la section Extras dans le Portail ?

Si vous ne souhaitez pas du tout utiliser les sponsorships et extras, vous pouvez vous rendre dans votre Dashboard

, descendre jusqu'à « Package » et décocher la case Sponsorships & Booth Extras. Si vous souhaitez tout de même utiliser les extras dans votre back-end, vous pouvez désactiver l'option permettant aux exposants de les réserver eux-mêmes.

Puis-je masquer la section Invoices/Payments dans le Portail ?

Oui, rendez-vous dans votre Dashboard

, descendez jusqu'à « Package » et décochez Invoicing. Cela masquera à la fois les factures et les paiements. Notez que les exposants ayant déjà des données de facture ou de paiement dans leur profil continueront de voir ces sections.