Si utiliza la reserva de stands en línea, sus expositores pueden agregar su información en su Exhibitor Portal (portal del expositor). Aquí hay un artículo donde sus expositores pueden aprender a usar el Portal.
Sin embargo, también puede cargar los datos usted mismo — de forma individual, en bloque con una plantilla de Excel, o a través de la API. En cualquier caso, después de la carga inicial, puede optar por enviar enlaces a los expositores para que completen sus perfiles.
En este tutorial, cubrimos todas las formas de importar, exportar y actualizar los datos de los expositores.
Omita el texto y mire el video en su lugar.
Tenga en cuenta que la interfaz mostrada en el video está desactualizada, pero el video sigue siendo útil porque el flujo de trabajo se mantuvo igual.
Cómo agregar expositores
Agregar un expositor individualmente
Para agregar expositores individualmente, vaya a la página Exhibitors
y haga clic en + Add new.
Puede ingresar toda la información que se mostrará en el perfil del expositor o completarla automáticamente con IA. A continuación, puede asignar un nuevo expositor al stand.
Importar expositores en bloque mediante plantilla de Excel
Si tiene muchos expositores y no desea agregarlos individualmente, puede importar los datos mediante nuestra plantilla de Excel y asignarlos a los stands.
Usando nuestra plantilla de Excel, es posible importar:
Nombres de expositores
Descripciones y direcciones de expositores
Stands de los expositores
Categorías
Información de contacto (teléfono, correo electrónico, sitio web)
Enlaces a redes sociales (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter)
Información de contacto para comunicaciones relacionadas con el evento, como nombre, correo electrónico y número de teléfono (no se mostrará en el plano de planta)
URL de la imagen del logo.
Antes de importar expositores, asegúrese de tener todos los stands creados en el Designer
. Los stands en el archivo de Excel que no estén presentes en su plano de planta se omitirán.
Para cargar el archivo de Excel, haga clic en Import en la página Exhibitors
. Después de eso,
Descargue nuestra plantilla.
Cambie los datos en el archivo descargado (aprenda cómo hacerlo a continuación).
Cargue el archivo.
Trabajando con la plantilla
Asegúrese de que el formato de las celdas sea el mismo que el de nuestros ejemplos de expositores de muestra.
En la columna "category", varias categorías deben separarse con comas en cada celda. Si alguna categoría ya contiene una coma, use punto y coma para separarlas en su lugar.
Si solo hay una categoría en una celda y contiene una coma, debe incluir un punto y coma después de la categoría para indicar que es una entrada completa.
Las categorías ingresadas en el archivo de Excel que no existen actualmente en el plano de planta se agregarán.
Los ID de expositores no necesitan completarse inicialmente, ya que se generarán automáticamente. Completar la columna "Exhibitor ID" durante la importación inicial puede causar problemas. Deje esta columna vacía para evitar errores.
Formatos permitidos para logos: JPG, PNG, GIF o BMP. Antes de volver a cargar el archivo, elimine los expositores que ya se hayan agregado para evitar duplicados.
También puede darles a sus expositores un enlace de inicio de sesión automático para que completen o actualicen su perfil más adelante.
Cómo enviar datos de expositores desde su sistema mediante API
Puede usar nuestra API para enviarnos los datos sobre sus expositores, stands comprados y extras. Se puede encontrar una lista completa de opciones aquí. De la misma manera, puede actualizar perfiles de expositores, categorías, stands, etc.
Puede usar las siguientes llamadas (entre otras):
Add Exhibitor: extraiga expositores de su sistema y agréguelos a ExpoFP
Add Exhibitor Booth: asígnelos a un stand específico en el plano de planta
Add Exhibitor Extra: si su evento ofrece artículos adicionales para comprar, como opciones de patrocinio, electricidad, mobiliario, etc.
También es posible enviar expositores desde Cvent mediante API.
Cómo exportar expositores
Para exportar un archivo de Excel con la información de los expositores,
Vaya a la página Exhibitors
.
Marque las casillas junto a los expositores que desea incluir en el archivo, o marque la casilla superior para seleccionar todos. También puede usar los filtros en la parte superior para exportar solo algunos específicos. Entre otros, puede filtrar por stand, categoría, etiqueta, extras, estado On Hold, Featured Listing, o Logo in Header.
Haga clic en Export.
Cómo actualizar la información de los expositores en bloque
Para hacer cambios en sus expositores en bloque, exporte los datos a través de la página Exhibitors
en el Dashboard
, aplique las modificaciones y luego impórtelo de nuevo. Arriba, puede aprender a completar cada uno de estos pasos.
Cosas a considerar al actualizar la información de sus proveedores:
Los datos se actualizarán si el ID de los expositores coincide.
Para desasignar stands de los expositores, deje el campo "booth" vacío.
Para desasignar patrocinios o extras de stand, deje estos campos vacíos también, o coloque un "0".
Es importante tener en cuenta que sus compañeros de equipo no deben trabajar en el Designer mientras se está realizando la importación de expositores, ya que los cambios en el Designer pueden sobrescribir la importación.
Preguntas frecuentes
Si agrego nuevos expositores al archivo de Excel y lo vuelvo a cargar, ¿afectará esto a los expositores existentes?
Si agrego nuevos expositores al archivo de Excel y lo vuelvo a cargar, ¿afectará esto a los expositores existentes?
Los expositores existentes no se verán afectados a menos que usted actualice algunos de sus campos relacionados.
Estoy intentando importar mi archivo de Excel, pero no funciona.
Estoy intentando importar mi archivo de Excel, pero no funciona.
Asegúrese de que:
Ha seguido las instrucciones descritas anteriormente
El formato de las celdas sea el mismo que en nuestro expositor de muestra en la plantilla (principalmente, el formato debe ser "texto")
Si sigue teniendo problemas para importar su archivo, comuníquese con nuestro equipo de soporte a través del botón de chat o por correo electrónico a [email protected]. Envíenos el archivo y el nombre de su plano de planta, y estaremos encantados de ayudar.
¿Puedo cargar contenido multimedia de expositores mediante un archivo de Excel?
¿Puedo cargar contenido multimedia de expositores mediante un archivo de Excel?
Sí, pero solo a través de la URL de la imagen o el video. Si desea cargar el contenido multimedia como un archivo, agréguelo individualmente a los expositores elegidos.