Se utilizzi la prenotazione stand online, i tuoi espositori possono aggiungere le proprie informazioni al loro Exhibitor Portal (Portale espositore). Ecco un articolo dove i tuoi espositori possono scoprire come utilizzare il Portal.
Tuttavia, puoi anche caricare i dati tu stesso — individualmente, in blocco con un modello Excel, oppure tramite API. In ogni caso, dopo il caricamento iniziale, puoi scegliere di inviare i link agli espositori affinché completino i loro profili.
In questo tutorial, illustriamo tutti i modi per importare, esportare e aggiornare i dati degli espositori.
Salta il testo e guarda il video.
Nota che l'interfaccia mostrata nel video è obsoleta, ma il video può comunque essere utile perché il flusso di lavoro è rimasto lo stesso.
Come aggiungere espositori
Aggiungere un espositore individualmente
Per aggiungere espositori individualmente, vai alla pagina Exhibitors
e fai clic su + Add new.
Puoi inserire tutte le informazioni da mostrare nel profilo dell'espositore oppure completarle automaticamente con l'AI. Successivamente, puoi assegnare un nuovo espositore allo stand.
Importare espositori in blocco tramite modello Excel
Se hai molti espositori e non vuoi aggiungerli individualmente, puoi importare i dati tramite il nostro modello Excel e assegnarli agli stand.
Utilizzando il nostro modello Excel, è possibile importare:
Nomi degli espositori
Descrizioni e indirizzi degli espositori
Stand degli espositori
Categorie
Informazioni di contatto (telefono, email, sito web)
Link ai social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter)
Informazioni di contatto per la comunicazione relativa all'evento, come nome, email e numero di telefono (non verranno mostrate sulla planimetria)
URL dell'immagine del logo.
Prima di importare gli espositori, assicurati di avere già creato tutti gli stand nel Designer
. Gli stand presenti nel file Excel ma mancanti nella tua planimetria verranno ignorati.
Per caricare il file Excel, fai clic su Import nella pagina Exhibitors
. Dopodiché,
Scarica il nostro modello.
Modifica i dati nel file scaricato (scopri come fare qui sotto).
Carica il file.
Lavorare con il modello
Assicurati che il formato delle celle sia lo stesso dei nostri esempi di espositori campione.
Nella colonna "category", più categorie devono essere separate da virgole in ciascuna cella. Se una categoria contiene già una virgola, utilizza invece i punti e virgola per separarle.
Se in una cella è presente una sola categoria e questa contiene una virgola, devi inserire un punto e virgola dopo la categoria per indicare che si tratta di una voce completa.
Le categorie inserite nel file Excel che non esistono attualmente nella planimetria verranno aggiunte.
Non è necessario compilare gli ID degli espositori inizialmente, poiché verranno generati automaticamente.- Compilare la colonna "Exhibitor ID" durante l'importazione iniziale può causare problemi. Lascia questa colonna vuota per evitare errori.
Formati consentiti per i loghi: JPG, PNG, GIF o BMP.- Prima di ricaricare il file, rimuovi gli espositori già aggiunti per evitare duplicati.
Puoi anche fornire ai tuoi espositori un link di accesso automatico per completare o aggiornare il proprio profilo in seguito.
Come inviare i dati degli espositori dal tuo sistema tramite API
Puoi utilizzare la nostra API per inviarci i dati relativi ai tuoi espositori, agli stand acquistati e agli extra. Un elenco completo delle opzioni è disponibile qui. Allo stesso modo, puoi aggiornare i profili degli espositori, le categorie, gli stand, ecc.
Puoi utilizzare le seguenti chiamate (tra le altre):
Add Exhibitor: preleva gli espositori dal tuo sistema e li aggiunge a ExpoFP
Add Exhibitor Booth: li assegna a uno stand specifico sulla planimetria
Add Exhibitor Extra: se il tuo evento offre articoli aggiuntivi acquistabili, come opzioni di sponsorizzazione, elettricità, arredi, ecc.
È inoltre possibile inviare gli espositori da Cvent tramite API.
Come esportare gli espositori
Per esportare un file Excel con le informazioni degli espositori,
Vai alla pagina Exhibitors
.
Seleziona le caselle accanto agli espositori che desideri includere nel file, oppure seleziona la casella in alto per selezionarli tutti. Puoi anche usare i filtri in alto per esportarne solo alcuni specifici. Tra le altre opzioni, puoi filtrare per stand, categoria, tag, extras, stato On Hold, Featured Listing, oppure Logo in Header.
Fai clic su Export.
Come aggiornare le informazioni degli espositori in blocco
Per apportare modifiche in blocco ai tuoi espositori, esporta i dati tramite la pagina Exhibitors
sulla Dashboard
, applica le modifiche, e poi importa di nuovo il file. Sopra puoi scoprire come completare ogni di questi passaggi.
Cose da considerare quando aggiorni le informazioni dei tuoi fornitori:
I dati verranno aggiornati se gli ID degli espositori corrispondono.
Per rimuovere l'assegnazione degli stand dagli espositori, lascia vuoto il campo "booth".
Per rimuovere l'assegnazione di sponsorizzazioni o extra dello stand, lascia vuoti anche questi campi oppure inserisci "0".
È importante notare che i tuoi collaboratori non dovrebbero lavorare nel Designer mentre è in corso l'importazione degli espositori, poiché le modifiche nel Designer potrebbero sovrascrivere l'importazione.
Domande frequenti
Se aggiungo nuovi espositori al file Excel e lo carico di nuovo, questo influirà sugli espositori esistenti?
Se aggiungo nuovi espositori al file Excel e lo carico di nuovo, questo influirà sugli espositori esistenti?
Gli espositori esistenti non verranno influenzati a meno che tu non aggiorni alcuni dei loro campi correlati.
Sto provando a importare il mio file Excel, ma non funziona.
Sto provando a importare il mio file Excel, ma non funziona.
Assicurati che:
Tu abbia seguito le istruzioni descritte sopra
Il formato delle celle sia lo stesso del nostro esempio di espositore nel modello (principalmente, il formato dovrebbe essere "testo")
Se continui a riscontrare problemi durante l'importazione del file, contatta il nostro team di supporto tramite il pulsante della chat oppure scrivi a [email protected]. Inviaci il file e il nome della tua planimetria, saremo felici di aiutarti.
Posso caricare i contenuti multimediali degli espositori tramite file Excel?
Posso caricare i contenuti multimediali degli espositori tramite file Excel?
Sì, ma solo tramite l'URL dell'immagine o del video. Se desideri caricare il contenuto multimediale come file, aggiungilo individualmente agli espositori scelti.