L'envoi d'emails via ExpoFP permet de notifier vos exposants de leurs réservations et paiements en attente, et de leur donner accès à leur Exhibitor Portal (portail exposant).
Configuration des modèles d'emails
Allez dans Event settings
- Email templates. Nous fournissons des modèles pour :
Pour tous les emails, vous pouvez
Modifier l'objet et le corps de l'email ;
Utiliser plusieurs variables : #ContactName#, #CompanyName#, #AutoLoginLink#, #Balance#, #Booth#, #BoothType#, #BoothSize# et #BoothCost# ;
Joindre des PDF personnalisés, par exemple des instructions de paiement ou des contrats
Inclure votre/vos adresse(s) email dans le champ CC/BCC pour recevoir une copie de tous les emails.
Pour modifier l'un des paramètres du modèle d'email, cliquez sur Expand à côté du modèle.
Cliquez sur Save en bas de la page une fois vos modifications terminées. Cliquez sur Collapse pour fermer le modèle.
Email de confirmation de réservation
Cet email est configuré pour être envoyé par défaut après la réservation. Il est cependant possible de modifier ce comportement dans les Reservation settings. Par défaut, l'email contient un texte standard indiquant que la réservation est complète, ainsi que le lien de connexion automatique permettant aux exposants de modifier leur profil.
Pour modifier le texte de l'email, faites défiler jusqu'à la section « After reserve/buy complete », modifiez le texte, puis cliquez sur Save en bas de la page.
Vous pouvez aussi choisir de rediriger les exposants vers votre site web plutôt que vers l'Exhibitor Portal.
Email de facture
Vous pouvez configurer l'email de facture pour qu'il soit envoyé par défaut après la réservation via les Reservation settings (à la place de l'email de confirmation de réservation). Pour appliquer ce paramètre, faites défiler la page jusqu'à la section Send email et cliquez sur Invoice.
L'email de facture inclut un bouton Pay par défaut, que vous pouvez supprimer si vous ne collectez pas de paiements en ligne. Pour supprimer le bouton, supprimez le texte #PayNowButton# dans le modèle d'email Invoice sur la page Email templates .
Vous pouvez également envoyer les factures individuellement depuis la page Exhibitors.
Email de confirmation de paiement de facture
Une fois qu'une facture est payée, accédez à la page de l'exposant concerné dans Exhibitors
, faites défiler jusqu'à la section « Invoices », puis sélectionnez Send paid pour envoyer par email la confirmation de paiement de la facture. Cet email inclut un PDF de la facture avec un tampon « PAID ».
Email de connexion automatique pour modifier le profil exposant
Le lien de connexion automatique vers l'Exhibitor Portal est inclus par défaut dans l'email de confirmation de réservation. Si vous souhaitez l'envoyer individuellement à la place (par exemple, lorsque vous approuvez d'abord les réservations), vous pouvez accéder à la page de l'exposant concerné dans la Exhibitors list et cliquer sur Email auto-login link. Plus de détails sur l'Exhibitor Portal ici.
Envoi en masse
Grâce à notre fonctionnalité d'envoi en masse, vous pouvez contacter tous vos exposants en une seule fois.
Commencez par configurer un serveur mail personnalisé. Rendez-vous ensuite sur la page Exhibitors
. Choisissez les exposants à qui envoyer un email en cochant les cases à côté de leur nom, ou la case en haut pour tout sélectionner. Vous pouvez utiliser des filtres pour trier les entreprises par catégorie, tag, extras, etc. Cliquez ensuite sur Email.
Modifiez l'objet et le message de l'email. Vous pouvez utiliser différentes variables pour inclure les liens de connexion automatique, ainsi que des informations sur les stands et le solde restant. Cliquez sur Send.
Journal d'envoi (Mailing Log)
Avec l'envoi en masse, vous pouvez vérifier le statut des emails envoyés dans Analytics - Mailing Log. Le statut sera vert si l'email a été envoyé. Si l'exposant n'a pas d'adresse email dans son profil, le statut indiquera qu'il a été ignoré (skipped).
Questions fréquentes
Vais-je recevoir des notifications sur mon Dashboard ?
Vais-je recevoir des notifications sur mon Dashboard ?
Non, toutes les notifications sont envoyées par email.
Puis-je configurer des rappels automatiques par email pour que mes exposants complètent leur profil ou paient leurs factures ?
Puis-je configurer des rappels automatiques par email pour que mes exposants complètent leur profil ou paient leurs factures ?
Pour le moment, il n'est pas possible de planifier l'envoi d'emails.