Le système de facturation d'ExpoFP vous permet d'enregistrer ce que les exposants ont payé et ce qu'ils doivent encore. Il génère automatiquement des factures et permet aux exposants de payer en ligne. Il n'est pas destiné à remplacer un système dédié comme QuickBooks, mais il couvre les besoins de facturation de base.

Les factures sont incluses si votre plan est conçu par ExpoFP ou si vous avez choisi d'inclure les paiements dans votre forfait d'abonnement mensuel (voir les tarifs).

Création des factures

Lorsqu'un exposant ouvre un plan, sélectionne un stand disponible, puis l'achète ou le réserve (voir les options de réservation de stand), une facture est automatiquement créée pour l'exposant.

Vous pouvez également créer les factures manuellement sur la page Exhibitors

. Sélectionnez l'exposant, faites défiler jusqu'à la section « Invoices », et cliquez sur Add invoice.

Modification des factures

Lorsque vous ajoutez un nouveau stand, un sponsoring ou un extra de stand, vous verrez les options permettant de l'ajouter à la facture (existante ou nouvelle). Vous pouvez également modifier directement les factures, en ajoutant ou en changeant des articles, des prix et des remises.

Pour modifier une facture,

Choisissez un exposant sur la page Exhibitors
.
Faites défiler jusqu'à la section Invoices.
Positionnez votre curseur sur la facture que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône crayon
.
Modifiez la description ou le prix de la facture et cliquez sur Save. Notez que vous pouvez modifier le prix en utilisant les flèches
situées à côté.

Pour ajouter un article ou une remise, cliquez sur « +Add custom item/discount » à côté de la facture.

S'il s'agit d'un article, donnez-lui un nom dans le champ description et définissez le prix. Il sera ajouté au total.
S'il s'agit d'une remise, indiquez un prix négatif (par exemple, -5). Il réduira le total.

Notez que lorsque les exposants réservent d'autres éléments, ceux-ci sont automatiquement ajoutés à la nouvelle facture.

Lorsque vous attribuez des stands aux exposants depuis le Designer ou modifiez des stands (redimensionnement, renommage, fusion), les factures ne se mettent pas à jour automatiquement. Vous pouvez les mettre à jour individuellement et les renvoyer pour paiement.

Si vous souhaitez appliquer une remise ou un code promo à plusieurs exposants à la fois, découvrez ici comment activer les remises et les codes promo.

Paramètres des factures

Dans Event settings (paramètres de l'événement)

- Pricing & payments, vous pouvez définir votre devise, la date d'échéance de paiement, les instructions affichées, etc. Voir plus de détails ici.

ExpoFP prend en charge l'intégration avec des systèmes de paiement populaires tels que PayPal, Square, Authorize.net et Stripe. Ces options permettent aux exposants d'effectuer leurs paiements sans difficulté lors de l'achat de stands.

Pour afficher votre adresse, votre numéro de TVA, votre logo et d'autres informations sur vos factures, ajoutez-les dans My account (mon compte)

- Profile.

Envoi de factures individuelles

Pour envoyer une facture à un exposant spécifique :

Accédez à la page de l'exposant dans votre back-office ExpoFP.
Repérez la section Invoices.
Cliquez sur les trois points situés à côté de la facture que vous souhaitez envoyer.
Choisissez l'option de télécharger la facture ou de l'envoyer directement à l'exposant. Cette méthode vous permet de gérer les factures au cas par cas, garantissant précision et personnalisation pour chaque exposant.

Envoi de factures en masse pour les soldes dus

Pour envoyer des factures à plusieurs exposants concernant des soldes dus :

Accédez à la Exhibitor List (liste des exposants) dans votre back-office ExpoFP.
Sélectionnez les exposants à qui vous souhaitez envoyer des factures.
Cliquez sur le bouton Email en haut de la page.
Dans la fenêtre de création d'e-mail, rédigez votre message en utilisant les variables fournies (au format #variable#).
Envoyez l'e-mail. Les exposants sélectionnés recevront un e-mail contenant :
- Un lien de connexion automatique vers leur portail exposant.
- Le montant qu'ils doivent payer.
- Un bouton pour effectuer le paiement directement depuis le portail. Cette approche est idéale pour gérer efficacement la facturation de plusieurs exposants à la fois. Découvrez ici comment envoyer des factures automatiquement ou manuellement et modifier les modèles d'e-mail.

Comment désactiver les factures

Si vous ne souhaitez pas utiliser nos factures, il est possible de désactiver entièrement cette section dans le Dashboard

. Faites défiler jusqu'aux détails de votre forfait et décochez Invoicing.

Questions fréquentes

Existe-t-il un moyen de télécharger toutes les factures des exposants en une seule fois au lieu de le faire individuellement ?

Actuellement, il n'est pas possible de télécharger toutes les factures des exposants en une seule fois.

Comment puis-je obtenir une copie de la facture lorsqu'un exposant réserve un stand ?

Pour recevoir une copie de la facture lorsqu'un exposant réserve un stand, ajoutez l'adresse e-mail souhaitée en CC ou en CCI du modèle « Reservation confirmation » ou « Invoice » dans les modèles d'e-mail. Par défaut, ces e-mails ne sont envoyés qu'à l'adresse du propriétaire du compte.

Factures dans ExpoFP