Maintenant que nous avons vu le processus de réservation par défaut, nous pouvons nous plonger dans la personnalisation et le travail avec les paramètres de réservation.
Reserve vs. Buy
Choisissez d'afficher le bouton Reserve, le bouton Buy, les deux, ou aucun des deux. La différence est que le bouton Buy vous permet de collecter des paiements. Pour configurer les boutons, allez dans votre Dashboard
, faites défiler jusqu'à la section "Booth reservation" et activez ou désactivez les boutons. Les noms des interrupteurs sont "Show 'Reserve' button — no payments collected" et "Show 'Buy' button – collect payments".
Veuillez noter que pour utiliser le bouton Buy et collecter des paiements auprès des exposants, vous devez configurer votre passerelle de paiement et afficher les tarifs des stands. Voir plus de détails ici.
Afficher les instructions
Sur les stands disponibles
Pour afficher des instructions sur la façon de réserver un stand, allez dans votre Dashboard
, faites défiler jusqu'à la section Booth reservation et cliquez sur Edit à côté de "Instructions on how to reserve a booth."
Elles seront affichées sur tous les stands disponibles, comme indiqué ci-dessous :
Sur la page Reserve/Buy
Vous pouvez également afficher des instructions supplémentaires pour réserver des stands en haut ou en bas de la page.
Voici à quoi ressembleront les instructions :
Pour ce faire, allez dans Sales & Reservations - Reservation et remplissez les champs correspondants comme indiqué ci-dessous :
Poursuivre la réservation de votre côté
Vous pouvez modifier le bouton "Reserve" pour rediriger les entreprises vers un autre formulaire d'inscription des exposants au lieu du nôtre. Suivez les instructions ci-dessous.
Une fois que vous êtes prêt à ouvrir les réservations, intégrez le plan du salon à votre site web ou à votre application événementielle en utilisant nos options d'intégration.
Ensuite, activez le bouton Reserve ou Buy sur votre Dashboard
(voir ci-dessus comment procéder).
Ensuite, allez dans Sales & Reservations - Reservation settings et choisissez où les exposants sont redirigés après avoir cliqué sur le bouton Reserve/Buy. Par défaut, il s'agit de la page de réservation de stand Reserve/Buy, cliquez donc sur "A page on your website" pour le modifier.
Ajoutez le lien vers le formulaire et cliquez sur Save changes. Le lien transmettra le type de stand, la taille et le prix choisis sur le plan.
Ainsi, vos exposants pourront sélectionner le stand sur le plan et poursuivre la réservation de votre côté.
Limiter le nombre de stands par exposant
Par défaut, les exposants ont la possibilité d'ajouter davantage de stands sur la page Reserve/Buy, puis sur l'Exhibitor Portal (portail exposant). Cependant, vous pouvez restreindre cette possibilité.
Allez dans Sales & Reservations - Reservation Settings, cochez la case No more than __ booths per exhibitor et indiquez le nombre limite.
Notez que vous pouvez toujours attribuer manuellement davantage de stands aux exposants sans aucune restriction.
Collecter les informations de l'entreprise
Le nom de l'entreprise est toujours requis pour la réservation d'un stand, et vous pouvez également choisir de collecter le numéro de TVA, l'adresse de l'entreprise et les informations de contact (nom, e-mail, téléphone).
Faites défiler jusqu'à la section "Ask to fill out" pour sélectionner les cases à cocher nécessaires.
Inclure vos conditions générales
Vous pouvez demander à vos exposants d'accepter les termes du contrat, une politique de conditions générales, une politique de confidentialité, ou tout autre accord.
Faites défiler jusqu'à Add "I agree..." checkbox before Buy/Reserve button with the text below. Vous pouvez modifier le texte dans le champ et créer des liens hypertexte vers les pages concernées.
Modifier les Listing Levels, Sponsorships et Extras
Vous pouvez créer, supprimer et limiter vos Sponsorships et Extras. Voir plus de détails dans cet article.
Utiliser des réductions et collecter des acomptes
Gérez votre devise, votre taxe de vente et vos acomptes dans Event Settings
Créez des réductions et codes promo dans Sales & Reservations - Discounts.
Une fois la réservation terminée
Dans Sales & Reservations - Reservation Settings, vous pouvez également personnaliser le déroulement une fois le processus de réservation de stand terminé.
Rediriger vers l'Exhibitor Portal
L'Exhibitor Portal permet à vos exposants de consulter et de gérer leurs réservations et profils. Découvrez plus en détail son fonctionnement dans cet article.
Vous pouvez afficher un message personnalisé en haut de l'Exhibitor Portal (voir le message par défaut dans la capture d'écran ci-dessous). Pour le modifier, faites défiler jusqu'à la section "After reserve/buy complete" :
Rediriger vers votre propre page à la place
Si vous souhaitez rediriger vos exposants ailleurs, faites défiler jusqu'à la section After reserve/buy complete et remplacez le choix par défaut (Exhibitor Portal) par "a page on your website." Ensuite, insérez l'URL dans le champ correspondant.
Choisir le statut par défaut du stand après réservation
Par défaut, une fois la réservation terminée, le statut du stand passe à Reserved, et le profil de l'exposant est affiché sur le plan. Cependant, vous pouvez placer les stands On Hold si vous souhaitez approuver les réservations au préalable.
Pour définir les stands en statut On Hold par défaut, allez dans votre Dashboard
, faites défiler jusqu'à la section "Booth reservation", et sélectionnez Set booth "on hold" after reservation. Cela s'appliquera à toutes les nouvelles réservations.
Si vous souhaitez lever le statut On Hold après un certain nombre de jours, cochez la case Release "on hold" after ___ days et indiquez le nombre de jours pendant lequel le stand sera bloqué. Le stand sera libéré et redeviendra disponible une fois le délai sélectionné écoulé.
Ajouter ou retirer le statut On Hold
Il existe plusieurs façons d'ajouter ou de retirer le statut On Hold.
Utiliser la section Exhibitors
Allez dans Exhibitors
. S'il y a une main bleue à côté d'un stand que vous ne souhaitez plus bloquer, cliquez sur la main pour retirer le statut On Hold du stand. Si vous souhaitez bloquer un stand, survolez avec votre souris à côté du numéro du stand et cliquez sur le contour d'une main bleue qui apparaîtra.
Utiliser le profil d'un exposant individuel
Allez dans Exhibitors
et choisissez l'entreprise souhaitée. Faites défiler jusqu'à la section "Booths & Extras" et cliquez sur On Hold pour le stand concerné afin d'ajouter ou de retirer son statut "On Hold".
Utiliser la section Booths
Allez dans Floor Plan – Booths. S'il y a une main bleue à côté d'un stand que vous ne souhaitez plus bloquer, cliquez sur la main pour retirer le statut On Hold du stand. Si vous souhaitez bloquer un stand, survolez avec votre souris à côté du numéro du stand et cliquez sur le contour d'une main bleue qui apparaîtra.
Utiliser le Designer
Allez dans le Designer
. Sélectionnez un stand et activez ou désactivez le statut On Hold.
Voir tous les exposants en statut On Hold
Il est possible d'afficher uniquement les exposants actuellement en statut On Hold. Allez dans Exhibitors
, cliquez sur More filters, trouvez le filtre "On Hold", et choisissez Yes.
Vous pouvez maintenant exporter la liste des exposants en attente ou leur envoyer un e-mail groupé.
Si vous n'approuvez pas une réservation
Si vous décidez de ne pas accueillir certains exposants à votre salon, vous aurez toujours accès à leurs informations pour les contacter ultérieurement. Si vous avez choisi l'option Release "on hold" after ___ days, il n'est pas nécessaire de faire quoi que ce soit — le stand deviendra disponible automatiquement. Sinon, vous pouvez désaffecter un stand de l'exposant comme indiqué ci-dessus.
Pour voir toutes les entreprises non approuvées, allez dans Exhibitors
, cliquez sur More filters, et utilisez le filtre Without booth.
Vous pouvez maintenant exporter la liste ou envoyer un e-mail groupé aux adresses de la liste.
Masquer ou afficher les exposants On Hold sur le plan
Par défaut, tous les exposants dont la réservation est en attente sont masqués sur le plan. Pour les afficher, allez dans Floor plan setting
, faites défiler jusqu'à la section "What companies to show", et décochez la case Hide companies that are "on hold".
Envoyer un e-mail
Enfin, choisissez si vous souhaitez envoyer un e-mail de confirmation de réservation, un e-mail de facture, ou aucun des deux. Vous pouvez personnaliser le texte des e-mails et joindre des documents. Plus de détails sur l'envoi d'e-mails sont disponibles ici.
Pour définir vos préférences, faites défiler jusqu'à la section "Send email" en bas de page :
Cliquez sur le type d'e-mail pour être redirigé vers son modèle.
Personnaliser l'affichage en direct
Vous pouvez utiliser la section Event Settings
- Floor plan setings pour :
Masquer toutes les entreprises (ou certaines d'entre elles)
Afficher ou masquer les prix des stands et les tailles
Modifier la langue du plan, renommer les boutons Reserve ou Buy, modifier les termes pour les exposants, extras, etc.
Le Designer
peut être utilisé pour différencier les stands disponibles, On Hold ou vendus grâce à des couleurs différentes.