Ora che abbiamo visto il processo di prenotazione predefinito, possiamo approfondire la personalizzazione e le impostazioni di prenotazione.

Scegli se mostrare il pulsante Reserve (Prenota), il pulsante Buy (Acquista), entrambi, o nessuno dei due. La differenza è che il pulsante Buy ti consente di raccogliere pagamenti. Per impostare i pulsanti, vai alla tua Dashboard

, scorri fino alla sezione "Booth reservation" e attiva o disattiva i pulsanti. I nomi delle levette sono "Show 'Reserve' button — no payments collected" e "Show 'Buy' button – collect payments".

Nota che per usare il pulsante Buy e raccogliere pagamenti dagli espositori, devi impostare il tuo gateway di pagamento e mostrare i prezzi degli stand. Maggiori dettagli qui.

Per visualizzare le istruzioni su come prenotare uno stand, vai alla tua Dashboard

, scorri fino alla sezione Booth reservation e clicca su Edit accanto a "Instructions on how to reserve a booth."

Verranno visualizzate su tutti gli stand disponibili come mostrato di seguito:

Puoi anche visualizzare istruzioni aggiuntive per la prenotazione degli stand nella parte superiore o inferiore della pagina.

Ecco come appariranno le istruzioni:

Per fare questo, vai su Sales & Reservations - Reservation (Vendite e prenotazioni - Prenotazione) e compila i campi corrispondenti come mostrato di seguito:

Puoi modificare il pulsante "Reserve" per reindirizzare le aziende a un altro modulo di registrazione espositori invece del nostro. Segui le istruzioni seguenti.

In questo modo, i tuoi espositori potranno selezionare lo stand sulla planimetria e procedere con la prenotazione dal tuo lato.

Per impostazione predefinita, gli espositori possono scegliere di aggiungere altri stand nella pagina Reserve/Buy e successivamente nell'Exhibitor Portal. Tuttavia, puoi limitarlo.

Vai su Sales & Reservations - Reservation Settings, seleziona la casella No more than __ booths per exhibitor e inserisci il numero limite.

Nota che puoi comunque assegnare manualmente più stand agli espositori senza restrizioni.

Il nome dell'azienda è sempre obbligatorio per la prenotazione dello stand, e puoi anche scegliere di raccogliere partita IVA, indirizzo aziendale e informazioni di contatto (nome, email, telefono).

Scorri fino alla sezione "Ask to fill out" per selezionare le caselle necessarie.

Puoi chiedere ai tuoi espositori di accettare i termini del contratto, una politica sui termini e condizioni, un'informativa sulla privacy, o qualsiasi altro accordo.

Scorri fino a Add "I agree..." checkbox before Buy/Reserve button with the text below. Puoi modificare il testo nel campo e inserire link ipertestuali alle pagine rilevanti.

Puoi creare, rimuovere e limitare le tue Sponsorships e Extras. Maggiori dettagli in questo articolo.

In Sales & Reservations - Reservation Settings, puoi anche personalizzare il flusso di lavoro per quando il processo di prenotazione dello stand è completato.

L'Exhibitor Portal consente ai tuoi espositori di visualizzare e gestire le proprie prenotazioni e i propri profili. Scopri di più sulla sua funzionalità nel dettaglio in questo articolo.

Puoi mostrare un messaggio personalizzato nella parte superiore dell'Exhibitor Portal (vedi il messaggio predefinito nello screenshot sottostante). Per modificarlo, scorri fino alla sezione "After reserve/buy complete":

Se desideri reindirizzare i tuoi espositori altrove, scorri fino alla sezione After reserve/buy complete e passa dalla scelta predefinita (Exhibitor Portal) a "a page on your website." Poi, inserisci l'URL nel campo corrispondente.

Per impostazione predefinita, dopo il completamento della prenotazione, lo stato dello stand cambia in Reserved, e il profilo dell'espositore viene mostrato sulla planimetria. Tuttavia, puoi impostare gli stand On Hold se desideri approvare prima le prenotazioni.

Se desideri rilasciare lo stato On Hold dopo un certo numero di giorni, seleziona la casella Release "on hold" after ___ days e inserisci il numero di giorni per cui lo stand rimarrà bloccato. Lo stand verrà rilasciato e reso nuovamente disponibile una volta trascorso il tempo selezionato.

Esistono diversi modi per aggiungere o rimuovere lo stato On Hold.

Vai su Exhibitors

. Se c'è una mano blu accanto a uno stand che non vuoi più tenere bloccato, clicca sulla mano per rimuovere lo stato On Hold dallo stand. Se vuoi bloccare uno stand, passa il mouse accanto al numero dello stand e clicca sul contorno di una mano blu che apparirà.

Vai su Exhibitors

e scegli l'azienda di cui hai bisogno. Scorri fino alla sezione "Booths & Extras" e clicca su On Hold per lo stand specifico per aggiungere o rimuovere il suo stato "On Hold".

Vai su Floor Plan – Booths. Se c'è una mano blu accanto a uno stand che non vuoi più tenere bloccato, clicca sulla mano per rimuovere lo stato On Hold dallo stand. Se vuoi bloccare uno stand, passa il mouse accanto al numero dello stand e clicca sul contorno di una mano blu che apparirà.

Vai al Designer

. Seleziona uno stand e attiva o disattiva lo stato On Hold.

È possibile vedere solo gli espositori che sono attualmente On Hold. Vai su Exhibitors

, clicca su More filters, trova il filtro "On Hold", e scegli Yes.

Ora puoi esportare l'elenco degli espositori in On Hold o inviare loro un'email di massa.

Se decidi di non avere determinati espositori al tuo evento, avrai comunque accesso alle loro informazioni per contattarli in seguito. Se hai scelto l'opzione Release "on hold" after ___ days, non c'è bisogno di fare nulla — lo stand diventerà disponibile automaticamente. In caso contrario, puoi rimuovere l'assegnazione di uno stand dall'espositore come mostrato sopra.

Per vedere tutte le aziende non approvate, vai su Exhibitors

, clicca su More filters, e usa il filtro Without booth.

Ora puoi esportare l'elenco o inviare un'email di massa agli indirizzi presenti nell'elenco.

Per impostazione predefinita, tutti gli espositori con prenotazioni in sospeso sono nascosti sulla planimetria. Per mostrarli invece, vai su Floor plan setting

, scorri fino alla sezione "What companies to show", e deseleziona la casella Hide companies that are "on hold".

E per ultimo, ma non meno importante, scegli se inviare un'email di conferma prenotazione, un'email con fattura, o nessuna delle due. Puoi personalizzare il testo delle email e allegare documenti. Maggiori dettagli sull'invio delle email sono trattati qui.

Per impostare le tue preferenze, scorri fino alla sezione "Send email" in fondo:

Clicca sul tipo di email per essere reindirizzato al suo modello.

Il Designer

può essere usato per distinguere gli stand disponibili, On Hold o venduti con colori diversi.