Ahora que hemos visto el proceso de reserva predeterminado, podemos adentrarnos en la personalización y el trabajo con la configuración de reservas.
Reserve vs. Buy
Elija si desea mostrar el botón Reserve (Reservar), el botón Buy (Comprar), ambos, o ninguno. La diferencia es que el botón Buy le permite cobrar pagos. Para configurar los botones, vaya a su Dashboard
, desplácese hasta la sección "Booth reservation" y active o desactive los botones. Los nombres de los interruptores son "Show 'Reserve' button — no payments collected" y "Show 'Buy' button – collect payments".
Tenga en cuenta que para usar el botón Buy y cobrar pagos de los expositores, debe configurar su pasarela de pago y mostrar precios de los stands. Vea más detalles aquí.
Mostrar instrucciones
En los stands disponibles
Para mostrar instrucciones sobre cómo reservar un stand, vaya a su Dashboard
, desplácese hasta la sección Booth reservation y haga clic en Edit junto a "Instructions on how to reserve a booth."
Se mostrarán en todos los stands disponibles, como se ve a continuación:
En la página Reserve/Buy
También puede mostrar instrucciones adicionales para reservar stands en la parte superior o inferior de la página.
Así es como se verán las instrucciones:
Para hacer esto, vaya a Sales & Reservations - Reservation y complete los campos correspondientes como se muestra a continuación:
Continuar la reserva de su lado
Puede cambiar el botón "Reserve" para redirigir a las empresas a otro formulario de registro de expositores en lugar del nuestro. Siga las instrucciones a continuación.
Una vez que esté listo para abrir las reservas, incruste el plano de planta en su sitio web o aplicación del evento usando nuestras opciones de integración.
Luego, active el botón Reserve o Buy en su Dashboard
(vea arriba cómo hacerlo).
Después, vaya a Sales & Reservations - Reservation settings y elija a dónde se redirige a los expositores después de hacer clic en el botón Reserve/Buy. Por defecto, es la página de reserva de stands Reserve/Buy, así que haga clic en "A page on your website" para cambiarlo.
Agregue el enlace al formulario y haga clic en Save changes. El enlace transferirá el tipo de stand, el tamaño y el precio elegidos en el plano de planta.
De esta manera, sus expositores podrán seleccionar el stand en el plano de planta y continuar con la reserva de su lado.
Limitar la cantidad de stands por expositor
Por defecto, los expositores tienen la opción de agregar más stands en la página Reserve/Buy y luego en el Exhibitor Portal (Portal del expositor). Sin embargo, puede restringirlo.
Vaya a Sales & Reservations - Reservation Settings, marque la casilla No more than __ booths per exhibitor e inserte el número límite.
Tenga en cuenta que aún puede asignar manualmente más stands a los expositores sin restricciones.
Recopilar información de la empresa
El nombre de la empresa siempre es obligatorio para la reserva de stands, y también puede optar por recopilar el número de IVA, la dirección de la empresa y la información de contacto (nombre, correo electrónico, teléfono).
Desplácese hasta la sección "Ask to fill out" para seleccionar las casillas necesarias.
Incluir sus términos y condiciones
Puede pedir a sus expositores que acepten los términos del contrato, una política de términos y condiciones, una política de privacidad o cualquier otro acuerdo.
Desplácese hasta Add "I agree..." checkbox before Buy/Reserve button with the text below. Puede cambiar el texto en el campo y enlazar las páginas correspondientes.
Modificar niveles de listado, patrocinios y extras
Puede crear, eliminar y limitar sus Sponsorships y Extras. Vea más detalles en este artículo.
Usar descuentos y recopilar anticipos
Administre su moneda, impuesto de ventas y anticipos en Event Settings
Cree descuentos y códigos promocionales en Sales & Reservations - Discounts.
Después de completar la reserva
En Sales & Reservations - Reservation Settings, también puede personalizar el flujo de trabajo para cuando se completa el proceso de reserva de stands.
Redirigir al Exhibitor Portal
El Exhibitor Portal permite a sus expositores ver y gestionar sus reservas y perfiles. Vea más sobre su funcionalidad en detalle en este artículo.
Puede mostrar un mensaje personalizado en la parte superior del Exhibitor Portal (vea el mensaje predeterminado en la siguiente captura de pantalla). Para cambiarlo, desplácese hasta la sección "After reserve/buy complete":
Redirigir a su página en su lugar
Si desea redirigir a sus expositores a otro lugar, desplácese hasta la sección After reserve/buy complete y cambie de la opción predeterminada (Exhibitor Portal) a "a page on your website." Luego, inserte la URL en el campo correspondiente.
Elegir el estado predeterminado del stand después de la reserva
Por defecto, después de completar la reserva, el estado del stand cambia a Reserved, y el perfil del expositor se muestra en el plano de planta. Sin embargo, puede colocar los stands On Hold (en espera) si desea aprobar las reservas primero.
Para establecer los stands On Hold por defecto, vaya a su Dashboard
, desplácese hasta la sección "Booth reservation" y seleccione Set booth "on hold" after reservation. Esto se aplicará a todas las nuevas reservas.
Si desea liberar el estado On Hold después de un cierto número de días, marque la casilla Release "on hold" after ___ days e ingrese el número de días que se mantendrá el stand. El stand se liberará y estará disponible nuevamente una vez que finalice el tiempo seleccionado.
Agregar o quitar On Hold
Hay varias formas de agregar o quitar el estado On Hold.
Usando la sección Exhibitors
Vaya a Exhibitors
. Si hay una mano azul junto a un stand que ya no desea mantener en espera, haga clic en la mano para eliminar el estado On Hold del stand. Si desea poner un stand en espera, pase el mouse junto al número del stand y haga clic en el contorno de una mano azul que aparecerá.
Usando el perfil individual de un expositor
Vaya a Exhibitors
y elija la empresa que necesite. Desplácese hasta la sección "Booths & Extras" y haga clic en On Hold para el stand en particular a fin de agregar o quitar su estado "On Hold".
Usando la sección Booths
Vaya a Floor Plan – Booths. Si hay una mano azul junto a un stand que ya no desea mantener en espera, haga clic en la mano para eliminar el estado On Hold del stand. Si desea poner un stand en espera, pase el mouse junto al número del stand y haga clic en el contorno de una mano azul que aparecerá.
Usando el Designer
Vaya al Designer
. Seleccione un stand y active o desactive el estado On Hold.
Ver todos los expositores en On Hold
Es posible ver solo a los expositores que actualmente están en On Hold. Vaya a Exhibitors
, haga clic en More filters, busque el filtro "On Hold" y elija Yes.
Ahora puede exportar la lista de expositores en espera o enviarles un correo masivo.
Si no aprueba una reserva
Si decide no tener ciertos expositores en su feria, aún tendrá acceso a su información para contactarlos más tarde. Si ha elegido la opción Release "on hold" after ___ days, no es necesario hacer nada: el stand quedará disponible automáticamente. De lo contrario, puede desasignar un stand del expositor como se muestra arriba.
Para ver todas las empresas no aprobadas, vaya a Exhibitors
, haga clic en More filters y use el filtro Without booth.
Ahora puede exportar la lista o enviar un correo masivo a las direcciones de la lista.
Ocultar o mostrar expositores en On Hold en el plano de planta
Por defecto, todos los expositores con reservas pendientes están ocultos en el plano de planta. Para mostrarlos en su lugar, vaya a Floor plan setting
, desplácese hasta la sección "What companies to show" y desmarque la casilla Hide companies that are "on hold".
Enviar correo electrónico
Y por último, pero no menos importante, elija si desea enviar un correo de confirmación de reserva, un correo de factura o ninguno. Puede personalizar el texto de los correos y adjuntar documentos. Más detalles sobre el envío de correos se cubren aquí.
Para establecer sus preferencias, desplácese hasta la sección "Send email" en la parte inferior:
Haga clic en el tipo de correo para acceder a su plantilla.
Personalización de la vista en directo
Puede usar la sección Event Settings
- Floor plan setings para:
Ocultar todas las empresas (o algunas en particular)
Mostrar u ocultar precios de stands y tamaños
Cambiar el idioma del plano, renombrar los botones Reserve o Buy, cambiar los términos para expositores, extras, etc.
El Designer
puede usarse para distinguir los stands disponibles, en On Hold o vendidos con diferentes colores.