Agora que já vimos o processo de reserva padrão, podemos nos aprofundar na personalização e no trabalho com as configurações de reserva.
Reserve vs. Buy
Escolha se deseja exibir o botão Reserve, o botão Buy, ambos, ou nenhum deles. A diferença é que o botão Buy permite coletar pagamentos. Para configurar os botões, vá até o seu Dashboard
, role até a seção "Booth reservation" e ative ou desative os botões. Os nomes das opções são "Show 'Reserve' button — no payments collected" e "Show 'Buy' button – collect payments".
Observe que, para usar o botão Buy e coletar pagamentos dos expositores, você precisa configurar seu gateway de pagamento e exibir os preços dos estandes. Veja mais detalhes aqui.
Exibir instruções
Nos estandes disponíveis
Para exibir instruções sobre como reservar um estande, vá até o seu Dashboard
, role até a seção Booth reservation e clique em Edit ao lado de "Instructions on how to reserve a booth."
Elas serão exibidas em todos os estandes disponíveis, como mostrado abaixo:
Na página Reserve/Buy
Você também pode exibir instruções adicionais para reservar estandes no topo ou na parte inferior da página.
É assim que as instruções aparecerão:
Para fazer isso, vá até Sales & Reservations - Reservation e preencha os campos correspondentes, como mostrado abaixo:
Continue a reserva do seu lado
Você pode alterar o botão "Reserve" para redirecionar as empresas para outro formulário de cadastro de expositor em vez do nosso. Siga as instruções abaixo.
Quando estiver pronto para abrir as reservas, incorpore a planta baixa em seu site ou aplicativo do evento usando nossas opções de integração.
Em seguida, ative o botão Reserve ou Buy no seu Dashboard
(veja acima como fazer isso).
Depois disso, vá até Sales & Reservations - Reservation settings e escolha para onde os expositores serão redirecionados após clicarem no botão Reserve/Buy. Por padrão, é a página de reserva do estande Reserve/Buy, então clique em "A page on your website" para alterá-la.
Adicione o link do formulário e clique em Save changes. O link transferirá o tipo, o tamanho e o preço do estande escolhido na planta baixa.
Dessa forma, seus expositores poderão selecionar o estande na planta baixa e prosseguir com a reserva do seu lado.
Limitar a quantidade de estandes por expositor
Por padrão, os expositores têm a opção de adicionar mais estandes na página Reserve/Buy e, posteriormente, no Exhibitor Portal. No entanto, você pode restringir isso.
Vá até Sales & Reservations - Reservation Settings, marque a caixa No more than __ booths per exhibitor e insira o número limite.
Observe que você ainda pode atribuir manualmente mais estandes a expositores sem restrições.
Coletar informações da empresa
O nome da empresa é sempre obrigatório para a reserva de estandes, e você também pode optar por coletar o número de CNPJ/VAT, endereço da empresa e informações de contato (nome, e-mail, telefone).
Role até a seção "Ask to fill out" para selecionar as caixas de seleção necessárias.
Incluir seus termos e condições
Você pode pedir que seus expositores concordem com os termos do contrato, uma política de termos e condições, uma política de privacidade ou qualquer outro acordo.
Role até Add "I agree..." checkbox before Buy/Reserve button with the text below. Você pode alterar o texto no campo e criar hiperlinks para páginas relevantes.
Modificar níveis de listagem, patrocínios e extras
Você pode criar, remover e limitar seus patrocínios e extras. Veja mais detalhes neste artigo.
Usar descontos e coletar sinais de pagamento
Gerencie sua moeda, imposto sobre vendas e sinais de pagamento em Event Settings
Crie descontos e códigos promocionais em Sales & Reservations - Discounts.
Após a conclusão da reserva
Em Sales & Reservations - Reservation Settings, você também pode personalizar o fluxo de trabalho para quando o processo de reserva de estande for concluído.
Encaminhar ao Exhibitor Portal
O Exhibitor Portal permite que seus expositores vejam e gerenciem suas reservas e perfis. Veja mais detalhes sobre sua funcionalidade neste artigo.
Você pode exibir uma mensagem personalizada no topo do Exhibitor Portal (veja a mensagem padrão na captura de tela abaixo). Para alterá-la, role até a seção "After reserve/buy complete":
Encaminhar para sua página
Se preferir redirecionar seus expositores para outro lugar, role até a seção After reserve/buy complete e mude da opção padrão (Exhibitor Portal) para "a page on your website." Em seguida, insira a URL no campo correspondente.
Escolha o status padrão do estande após a reserva
Por padrão, após a conclusão da reserva, o status do estande muda para Reserved, e o perfil do expositor é exibido na planta baixa. No entanto, você pode colocar os estandes em On Hold se quiser aprovar as reservas primeiro.
Para definir os estandes como On Hold por padrão, vá até o seu Dashboard
, role até a seção "Booth reservation", e selecione Set booth "on hold" after reservation. Isso será aplicado a todas as novas reservas.
Se preferir liberar o status On Hold após um determinado número de dias, marque a caixa Release "on hold" after ___ days e insira o número de dias em que o estande ficará retido. O estande será liberado e ficará disponível novamente quando o período selecionado terminar.
Adicionar ou remover On Hold
Há várias formas de adicionar ou remover o status On Hold.
Usando a seção Exhibitors
Vá até Exhibitors
. Se houver uma mão azul ao lado de um estande que você não deseja mais reter, clique na mão para remover o status On Hold do estande. Se quiser reter um estande, passe o mouse ao lado do número do estande e clique no contorno da mão azul que aparecerá.
Usando o perfil de um expositor individual
Vá até Exhibitors
e escolha a empresa desejada. Role até a seção "Booths & Extras" e clique em On Hold para o estande específico, a fim de adicionar ou remover seu status "On Hold".
Usando a seção Booths
Vá até Floor Plan – Booths. Se houver uma mão azul ao lado de um estande que você não deseja mais reter, clique na mão para remover o status On Hold do estande. Se quiser reter um estande, passe o mouse ao lado do número do estande e clique no contorno da mão azul que aparecerá.
Usando o Designer
Vá até o Designer
. Selecione um estande e ative ou desative o status On Hold.
Ver todos os expositores On Hold
É possível visualizar apenas os expositores que estão atualmente em On Hold. Vá até Exhibitors
, clique em More filters, encontre o filtro "On Hold" e escolha Yes.
Agora você pode exportar a lista de expositores em On Hold ou enviar e-mails em massa para eles.
Se você não aprovar uma reserva
Se você decidir não ter determinados expositores em sua feira, ainda terá acesso às informações deles para contatá-los depois. Se você escolheu a opção Release "on hold" after ___ days, não há necessidade de fazer nada — o estande ficará disponível automaticamente. Caso contrário, você pode desatribuir um estande do expositor, como mostrado acima.
Para ver todas as empresas não aprovadas, vá até Exhibitors
, clique em More filters e use o filtro Without booth.
Agora você pode exportar a lista ou enviar e-mails em massa para os endereços da lista.
Ocultar ou exibir expositores On Hold na planta baixa
Por padrão, todos os expositores com reservas pendentes ficam ocultos na planta baixa. Para exibi-los, vá até Floor plan setting
, role até a seção "What companies to show", e desmarque a caixa Hide companies that are "on hold".
Enviar e-mail
Por fim, mas não menos importante, escolha se deseja enviar um e-mail de confirmação de reserva, um e-mail de fatura, ou nenhum dos dois. Você pode personalizar o texto dos e-mails e anexar documentos. Mais detalhes sobre o envio de e-mails são abordados aqui.
Para definir suas preferências, role até a seção "Send email" na parte inferior:
Clique no tipo de e-mail para ser encaminhado ao seu modelo.
Personalizando a visualização ao vivo
Você pode usar a seção Event Settings
- Floor plan setings para:
Ocultar todas as empresas (ou algumas específicas)
Exibir ou ocultar preços de estandes e tamanhos
Alterar o idioma da planta, renomear os botões Reserve ou Buy, alterar termos para expositores, extras, etc.
O Designer
pode ser usado para diferenciar estandes disponíveis, On Hold ou vendidos com cores diferentes.