O sistema de faturamento do ExpoFP permite registrar o que os expositores pagaram e o que ainda devem. Ele gera faturas automaticamente e permite que os expositores paguem online. Não tem a intenção de substituir um sistema dedicado como o QuickBooks, mas cobre as necessidades básicas de faturamento.
As faturas estão incluídas se o seu mapa do evento for projetado pelo ExpoFP ou se você optou por incluir pagamentos como parte do seu pacote de assinatura mensal (veja preços).
Criando faturas
Quando um expositor abre um mapa do evento, seleciona um estande disponível e depois o compra ou reserva (veja opções de reserva de estande), isso cria automaticamente uma fatura para o expositor.
Você também pode criar faturas manualmente na página Exhibitors
. Selecione o expositor, role até a seção "Invoices" e clique em Add invoice.
Alterando faturas
Ao adicionar um novo estande, patrocínio (Sponsorships) ou extra de estande (Extras), você verá as opções para adicioná-lo à fatura (existente ou nova). Você também pode editar as faturas diretamente, adicionando ou alterando itens, preços e descontos.
Para editar uma fatura,
Escolha um expositor na página Exhibitors
.
Role até a seção Invoices.
Passe o cursor sobre a fatura que deseja editar e clique no ícone de lápis
.
Altere a descrição ou o preço da fatura e clique em Save. Observe que você pode alterar o preço usando as setas
ao lado dele.
Para adicionar um item ou desconto, clique em "+Add custom item/discount" ao lado da fatura.
Se for um item, dê um nome a ele no campo de descrição e defina o preço. Ele será adicionado ao total.
Se for um desconto, coloque o preço como um número negativo (por exemplo, -5). Isso reduzirá o total.
Observe que, quando os expositores reservam mais itens, esses itens serão adicionados automaticamente à nova fatura.
Quando você atribui estandes a expositores pelo Designer ou altera estandes (redimensiona, renomeia, mescla), as faturas não são atualizadas automaticamente. Você pode atualizá-las individualmente e reenviá-las para pagamento.
Se você quiser aplicar um desconto ou um código promocional a vários expositores de uma só vez, saiba aqui como ativar descontos e códigos promocionais.
Configurações de faturas
Em Event settings
- Pricing & payments, você pode definir sua moeda, prazo de pagamento, instruções de exibição etc. Veja mais detalhes aqui.
O ExpoFP suporta integração com sistemas de pagamento populares, como PayPal, Square, Authorize.net e Stripe. Essas opções permitem que os expositores concluam pagamentos de forma integrada ao comprar estandes.
Para exibir seu endereço, número de identificação fiscal, logotipo e outras informações em suas faturas, adicione-os em My account
- Profile.
Enviando faturas individuais
Para enviar uma fatura a um expositor específico:
Acesse a página do expositor no painel administrativo do ExpoFP.
Localize a seção Invoices.
Clique nos três pontos ao lado da fatura que deseja enviar.
Escolha a opção de baixar a fatura ou enviá-la diretamente ao expositor. Esse método permite gerenciar as faturas caso a caso, garantindo precisão e personalização para cada expositor.
Enviando faturas em massa para saldos devedores
Para enviar faturas a vários expositores com saldos devedores:
Acesse a Exhibitor List no painel administrativo do ExpoFP.
Selecione os expositores para os quais deseja enviar as faturas.
Clique no botão Email na parte superior da página.
Na janela de criação de e-mail, redija sua mensagem usando as variáveis fornecidas (formatadas como
#variable#).Envie o e-mail. Os expositores selecionados receberão um e-mail contendo:
Um link de autologin para o portal do expositor deles.
O valor que precisam pagar.
Um botão para concluir o pagamento diretamente pelo portal. Essa abordagem é ideal para gerenciar de forma eficiente o faturamento de vários expositores ao mesmo tempo. Veja aqui como enviar faturas automática e manualmente e editar os modelos de e-mail.
Como desativar as faturas
Se você não quiser usar nossas faturas, é possível desativar toda essa seção no Dashboard
. Role até os detalhes do seu pacote e desmarque Invoicing.
Perguntas frequentes
Existe uma forma de baixar todas as faturas dos expositores em massa, em vez de fazer isso individualmente?
Existe uma forma de baixar todas as faturas dos expositores em massa, em vez de fazer isso individualmente?
Atualmente, não é possível baixar todas as faturas dos expositores em massa.
Como posso receber uma cópia da fatura quando um expositor reserva um estande?
Como posso receber uma cópia da fatura quando um expositor reserva um estande?
Para receber uma cópia da fatura quando um expositor reserva um estande, adicione o e-mail desejado em CC ou CCO no modelo "Reservation confirmation" ou "Invoice" nos modelos de e-mail. Por padrão, esses e-mails são enviados apenas para o endereço do proprietário da conta.