Il sistema di fatturazione di ExpoFP consente di registrare ciò che gli espositori hanno pagato e ciò che devono ancora pagare. Genera automaticamente le fatture e consente agli espositori di pagare online. Non è pensato per sostituire un sistema dedicato come QuickBooks, ma copre le esigenze di fatturazione di base.
Le fatture sono incluse se la planimetria è progettata da ExpoFP oppure se hai scelto di includere i pagamenti come parte del tuo pacchetto di abbonamento mensile (vedi i prezzi).
Creazione delle fatture
Quando un espositore apre una planimetria, seleziona uno stand disponibile e poi lo acquista o lo prenota (vedi opzioni di prenotazione degli stand), viene automaticamente creata una fattura per l'espositore.
Puoi anche creare le fatture manualmente nella pagina Exhibitors (Espositori)
. . Seleziona l'espositore, scorri fino alla sezione "Invoices" e clicca su Add invoice.
Modifica delle fatture
Quando aggiungi un nuovo stand, una sponsorizzazione o un extra dello stand, vedrai le opzioni per aggiungerlo alla fattura (esistente o nuova). Puoi anche modificare le fatture direttamente, aggiungendo o modificando voci, prezzi e sconti.
Per modificare una fattura,
Scegli un espositore nella pagina Exhibitors
.
Scorri fino alla sezione Invoices.
Posiziona il cursore sulla fattura che vuoi modificare e clicca sull'icona della matita
.
Modifica la descrizione o il prezzo della fattura e clicca su Save. Nota che puoi modificare il prezzo utilizzando le frecce
accanto ad esso.
Per aggiungere una voce o uno sconto, clicca su "+Add custom item/discount" accanto alla fattura.
Se si tratta di una voce, assegnale un nome nel campo descrizione e imposta il prezzo. Verrà aggiunta al totale.
Se si tratta di uno sconto, imposta il prezzo come numero negativo (ad esempio, -5). Ridurrà il totale.
Nota che quando gli espositori prenotano ulteriori elementi, questi verranno aggiunti automaticamente alla nuova fattura.
Quando assegni gli stand agli espositori dal Designer o modifichi gli stand (ridimensionamento, rinomina, unione), le fatture non si aggiornano automaticamente. Puoi aggiornarle singolarmente e reinviarle per il pagamento.
Se vuoi applicare uno sconto o un codice promozionale a più espositori contemporaneamente, scopri qui come attivare sconti e codici promozionali.
Impostazioni delle fatture
In Event settings (Impostazioni evento)
- Pricing & payments, puoi impostare la valuta, la data di scadenza del pagamento, le istruzioni da visualizzare, ecc. Vedi maggiori dettagli qui.
ExpoFP supporta l'integrazione con i più diffusi sistemi di pagamento come PayPal, Square, Authorize.net e Stripe. Queste opzioni consentono agli espositori di completare i pagamenti senza problemi durante l'acquisto degli stand.
Per mostrare il tuo indirizzo, la partita IVA, il logo e altri dati identificativi sulle tue fatture, aggiungili in My account (Il mio account)
- Profile.
Invio di fatture individuali
Per inviare una fattura a un espositore specifico:
Vai alla pagina dell'espositore nel back-end di ExpoFP.
Individua la sezione Invoices.
Clicca sui tre puntini accanto alla fattura che desideri inviare.
Scegli l'opzione per scaricare la fattura oppure inviarla direttamente all'espositore. Questo metodo ti consente di gestire le fatture caso per caso, garantendo precisione e personalizzazione per ogni singolo espositore.
Invio massivo delle fatture per i saldi dovuti
Per inviare le fatture a più espositori per i saldi dovuti:
Accedi all'Exhibitor List (Elenco espositori) nel back-end di ExpoFP.
Seleziona gli espositori a cui vuoi inviare le fatture.
Clicca sul pulsante Email nella parte superiore della pagina.
Nella finestra di creazione dell'email, redigi il messaggio utilizzando le variabili fornite (nel formato
#variable#).Invia l'email. Gli espositori selezionati riceveranno un'email contenente:
Un link di accesso automatico al loro portale espositore.
L'importo che devono pagare.
Un pulsante per completare il pagamento direttamente dal portale. Questo approccio è ideale per gestire in modo efficiente la fatturazione di più espositori contemporaneamente. Scopri qui come inviare le fatture automaticamente e manualmente e come modificare i modelli di email.
Come disattivare le fatture
Se non desideri utilizzare le nostre fatture, è possibile disattivare l'intera sezione nella Dashboard
. Scorri fino ai dettagli del tuo pacchetto e deseleziona Invoicing.
Domande frequenti
È possibile scaricare tutte le fatture degli espositori in blocco invece di farlo singolarmente?
È possibile scaricare tutte le fatture degli espositori in blocco invece di farlo singolarmente?
Attualmente non è possibile scaricare tutte le fatture degli espositori in blocco.
Come posso ottenere una copia della fattura quando un espositore prenota uno stand?
Come posso ottenere una copia della fattura quando un espositore prenota uno stand?
Per ricevere una copia della fattura quando un espositore prenota uno stand, aggiungi l'indirizzo email desiderato in CC o CCN al modello "Reservation confirmation" o "Invoice" nei modelli di email. Per impostazione predefinita, queste email vengono inviate solo all'indirizzo del titolare dell'account.