El sistema de facturación de ExpoFP le permite registrar lo que los expositores han pagado y lo que aún deben. Genera facturas automáticamente y permite a los expositores pagar en línea. No está pensado para reemplazar un sistema dedicado como QuickBooks, pero cubre las necesidades básicas de facturación.
Las facturas están incluidas si su plano de planta está diseñado por ExpoFP o si ha seleccionado incluir los pagos como parte de su paquete de suscripción mensual (consulte los precios).
Creación de facturas
Cuando un expositor abre un plano de planta, selecciona un stand disponible y luego lo compra o lo reserva (consulte las opciones de reserva de stands), esto genera automáticamente una factura para el expositor.
También puede crear las facturas manualmente en la página Exhibitors (Expositores)
. Seleccione el expositor, desplácese hacia abajo hasta la sección "Invoices" (Facturas) y haga clic en Add invoice (Agregar factura).
Modificación de facturas
Cuando agrega un nuevo stand, patrocinio o extra de stand, verá las opciones para agregarlo a la factura (existente o nueva). También puede editar las facturas directamente, agregando o modificando artículos, precios y descuentos.
Para editar una factura,
Elija un expositor en la página Exhibitors
.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Invoices.
Coloque el cursor sobre la factura que desea editar y haga clic en el icono de lápiz
.
Cambie la descripción o el precio de la factura y presione Save. Tenga en cuenta que puede cambiar el precio usando las flechas
que aparecen junto a él.
Para agregar un artículo o un descuento, haga clic en "+Add custom item/discount" (Agregar artículo/descuento personalizado) junto a la factura.
Si es un artículo, asígnele un nombre en el campo de descripción y establezca el precio. Se agregará al total.
Si es un descuento, ingrese el precio como un número negativo (por ejemplo, -5). Reducirá el total.
Tenga en cuenta que cuando los expositores reservan más artículos, estos se agregarán automáticamente a la nueva factura.
Cuando asigna stands a los expositores desde el Designer o modifica stands (cambiar tamaño, renombrar, combinar), las facturas no se actualizan automáticamente. Puede actualizarlas individualmente y reenviarlas para su pago.
Si desea aplicar un descuento o un código promocional a varios expositores a la vez, aprenda aquí cómo activar descuentos y códigos promocionales.
Configuración de facturas
En Event settings (Configuración del evento)
- Pricing & payments, puede configurar su moneda, la fecha límite de pago, las instrucciones a mostrar, etc. Consulte más detalles aquí.
ExpoFP admite la integración con sistemas de pago populares como PayPal, Square, Authorize.net y Stripe. Estas opciones permiten a los expositores completar los pagos sin problemas al comprar stands.
Para mostrar su dirección, número de IVA, logotipo y otros datos en sus facturas, agréguelos en My account (Mi cuenta)
- Profile.
Envío de facturas individuales
Para enviar una factura a un expositor específico:
Vaya a la página del expositor en su backend de ExpoFP.
Ubique la sección Invoices.
Haga clic en los tres puntos junto a la factura que desea enviar.
Elija la opción de descargar la factura o enviarla directamente al expositor. Este método le permite gestionar las facturas caso por caso, garantizando precisión y personalización para cada expositor.
Envío masivo de facturas por saldos pendientes
Para enviar facturas a varios expositores por saldos pendientes:
Acceda a la Exhibitor List (Lista de expositores) en su backend de ExpoFP.
Seleccione los expositores a los que desea enviar facturas.
Haga clic en el botón Email en la parte superior de la página.
En la ventana de creación de correo, redacte su mensaje usando las variables provistas (con el formato
#variable#).Envíe el correo. Los expositores seleccionados recibirán un correo que incluye:
Un enlace de inicio de sesión automático a su portal de expositor.
El monto que deben pagar.
Un botón para completar el pago directamente desde el portal. Este enfoque es ideal para gestionar de forma eficiente la facturación de varios expositores a la vez. Consulte aquí cómo enviar facturas de forma automática y manual, y cómo editar las plantillas de correo.
Cómo desactivar las facturas
Si no desea usar nuestras facturas, es posible desactivar toda esta sección en el Dashboard
. Desplácese hacia abajo hasta los detalles de su paquete y desmarque Invoicing.
Preguntas frecuentes
¿Existe alguna forma de descargar todas las facturas de los expositores de forma masiva en lugar de hacerlo individualmente?
¿Existe alguna forma de descargar todas las facturas de los expositores de forma masiva en lugar de hacerlo individualmente?
Actualmente, no es posible descargar todas las facturas de los expositores de forma masiva.
¿Cómo puedo obtener una copia de la factura cuando un expositor reserva un stand?
¿Cómo puedo obtener una copia de la factura cuando un expositor reserva un stand?
Para recibir una copia de la factura cuando un expositor reserva un stand, agregue la dirección de correo electrónico que desee al CC o CCO de la plantilla "Reservation confirmation" (Confirmación de reserva) o "Invoice" (Factura) en las plantillas de correo. Por defecto, dichos correos se envían únicamente a la dirección del propietario de la cuenta.