La rereserva (rebooking) en una feria comercial es el proceso mediante el cual los expositores reservan su espacio de stand para la próxima edición del evento, muchas veces antes de que finalice el evento actual. Esto permite a los expositores asegurar una ubicación preferida y ofrece a los organizadores del evento un compromiso temprano por parte de los participantes. Según Exhibition News, una sólida estrategia de rereserva en el lugar es fundamental para el éxito y el crecimiento de una feria, ya que permite a los organizadores asegurar compromisos de los expositores actuales, lo que puede reducir el ciclo de ventas a la mitad.
La función de rereserva de ExpoFP es un modo especial del plano. Puedes usarla para marcar a las empresas del evento actual que están listas para confirmar que participarán en el próximo.
En el modo de rereserva, al hacer clic en un stand o en el nombre de un expositor en la lista, se muestran cuatro opciones: Unasked, Accepted, Rejected o Undecided. Por defecto, todos los expositores están en estado "Unasked". Cambiar el estado cambiará el color de todos los stands del expositor. Se pueden guardar notas si los expositores desean modificar algo sobre la ubicación o el número de sus stands para el nuevo evento.
Cómo configurar la rereserva
Ve al Dashboard
, y haz clic en el enlace de rereserva para comenzar a marcar a los expositores durante el proceso de rereserva.
Se crea automáticamente una etiqueta (tag) y se añade un registro al historial. Estos se pueden ver o ajustar en Exhibitors
, y también se mostrarán las notas de los administradores.
Cómo transferir expositores
Una vez que completes tu proceso de rereserva, puedes clonar el evento y copiar los expositores. Ve al Dashboard
, y haz clic en Clone event en la parte inferior derecha.
En la ventana Clone this event, agrega una nueva URL de evento y establece un nuevo rango de fechas para el evento. En Options, marca Copy exhibitors y luego elige qué expositores deseas asignar a los mismos stands.
El nuevo plano comenzará como un mapa sin suscripción, con funciones limitadas. Deberás actualizarlo antes de poder enviar correos masivos a los expositores, enviar facturas, y permitir el acceso al Exhibitor Portal para el nuevo evento.
Preguntas frecuentes
¿Necesito tener una suscripción activa para usar la rereserva? Puedes iniciar el proceso de rereserva sin una suscripción activa. Sin embargo, se requiere una suscripción para activar por completo el plano del nuevo evento y acceder a todas las funciones.
¿Qué sucede si un expositor tiene varios stands?
¿Qué sucede si un expositor tiene varios stands?
Dado que este es un estado del expositor, no del stand, todos los stands del expositor se pondrán en verde si acepta. Si el expositor desea un número o ubicación diferente de stands, puedes dejar las notas correspondientes.
¿Qué sucede si el stand tiene varios expositores?
¿Qué sucede si el stand tiene varios expositores?
El color será negro, y cada expositor se puede cambiar individualmente.