La rebooking (réservation anticipée) lors d'un salon est le processus par lequel les exposants réservent leur emplacement de stand pour la prochaine édition de l'événement, souvent avant même la fin de l'événement en cours. Cela permet aux exposants de s'assurer un emplacement privilégié et donne aux organisateurs un engagement précoce de la part des participants. Selon Exhibition News, une stratégie de rebooking sur site solide est essentielle à la réussite et à la croissance d'un salon, car elle permet aux organisateurs d'obtenir des engagements de la part des exposants actuels, réduisant potentiellement de moitié le cycle de vente.
La fonctionnalité de rebooking d'ExpoFP est un mode spécial du plan. Vous pouvez l'utiliser pour marquer les entreprises présentes à l'événement en cours qui sont prêtes à confirmer leur participation à la prochaine édition.
En mode rebooking, en cliquant sur un stand ou un nom d'exposant dans la liste, quatre options s'affichent : Unasked, Accepted, Rejected, ou Undecided. Tous les exposants sont "Unasked" par défaut. Modifier le statut change la couleur du stand pour tous les stands de l'exposant. Des notes peuvent être enregistrées si les exposants souhaitent modifier quelque chose concernant l'emplacement ou le nombre de leurs stands pour le nouvel événement.
Comment configurer la rebooking
Allez dans le Dashboard
, et cliquez sur le lien de rebooking pour commencer à marquer les exposants pendant le processus de rebooking.
Un tag (étiquette) est automatiquement créé et un enregistrement est ajouté à l'historique. Ceux-ci peuvent être consultés ou ajustés dans Exhibitors
, et toutes les notes des administrateurs seront également affichées.
Comment transférer les exposants
Une fois votre processus de rebooking terminé, vous pouvez cloner l'événement et copier les exposants. Allez dans le Dashboard
, et cliquez sur Clone event en bas à droite.
Dans la fenêtre Clone this event, ajoutez une nouvelle URL d'événement et définissez une nouvelle plage de dates. Sous Options, cochez Copy exhibitors puis choisissez les exposants que vous souhaitez attribuer aux mêmes stands.
Le nouveau plan démarrera comme une carte sans abonnement avec des fonctionnalités limitées. Vous devrez le mettre à niveau avant de pouvoir commencer à envoyer des emails groupés aux exposants, envoyer des factures, et autoriser l'accès à l'Exhibitor Portal pour le nouvel événement.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'un abonnement actif pour utiliser la rebooking ? Vous pouvez initier le processus de rebooking sans abonnement actif. Cependant, un abonnement est nécessaire pour activer entièrement le nouveau plan de l'événement et accéder à toutes les fonctionnalités.
Que se passe-t-il si un exposant possède plusieurs stands ?
Que se passe-t-il si un exposant possède plusieurs stands ?
Comme il s'agit d'un état de l'exposant, et non du stand, tous les stands de l'exposant deviendront verts s'il accepte. Si l'exposant souhaite un nombre ou un emplacement de stands différent, vous pouvez laisser des notes correspondantes.
Que se passe-t-il si le stand a plusieurs exposants ?
Que se passe-t-il si le stand a plusieurs exposants ?
La couleur sera noire, chaque exposant peut être modifié individuellement.