Wenn Sie die Online-Standbuchung nutzen, können Ihre Aussteller ihre Informationen in ihrem Exhibitor Portal hinzufügen. Hier finden Sie einen Artikel, in dem Ihre Aussteller erfahren, wie sie das Portal verwenden.
Sie können die Daten jedoch auch selbst hochladen – einzeln, als Massenimport mit einer Excel-Vorlage oder über die API. In jedem Fall können Sie nach dem ersten Upload den Ausstellern Links senden, damit sie ihre Profile vervollständigen.
In dieser Anleitung behandeln wir alle Möglichkeiten, Ausstellerdaten zu importieren, zu exportieren und zu aktualisieren.
Überspringen Sie den Text und sehen Sie sich stattdessen das Video an.
Beachten Sie, dass die im Video gezeigte Benutzeroberfläche veraltet ist. Das Video kann dennoch hilfreich sein, da der Arbeitsablauf unverändert geblieben ist.
So fügen Sie Aussteller hinzu
Einen Aussteller einzeln hinzufügen
Um Aussteller einzeln hinzuzufügen, gehen Sie zur Seite Exhibitors
und klicken Sie auf + Add new.
Sie können alle Informationen, die im Ausstellerprofil angezeigt werden sollen, selbst eingeben oder automatisch mit KI ausfüllen lassen. Anschließend können Sie einen neuen Aussteller einem Stand zuweisen.
Aussteller per Excel-Vorlage in großer Zahl importieren
Wenn Sie viele Aussteller haben und diese nicht einzeln hinzufügen möchten, können Sie die Daten über unsere Excel-Vorlage importieren und den Ständen zuweisen.
Mit unserer Excel-Vorlage lassen sich folgende Daten importieren:
Ausstellernamen
Ausstellerbeschreibungen und -adressen
Stände der Aussteller
Kategorien
Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Website)
Links zu sozialen Netzwerken (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter)
Kontaktdaten für die veranstaltungsbezogene Kommunikation, etwa Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (diese werden nicht im Lageplan angezeigt)
URL des Logobilds.
Stellen Sie vor dem Import der Aussteller sicher, dass Sie alle Stände erstellt haben, und zwar im Designer
. Stände, die in der Excel-Datei enthalten sind, aber auf Ihrem Lageplan fehlen, werden übersprungen.
Um die Excel-Datei hochzuladen, klicken Sie auf Import auf der Seite Exhibitors
. Danach
Laden Sie unsere Vorlage herunter.
Ändern Sie die Daten in der heruntergeladenen Datei (erfahren Sie unten, wie das funktioniert).
Laden Sie die Datei hoch.
Arbeiten mit der Vorlage
Stellen Sie sicher, dass das Zellformat mit unseren Beispielen für Aussteller übereinstimmt.
In der Spalte „category" sollten mehrere categories durch Kommas in jeder Zelle getrennt werden. Wenn eine Kategorie bereits ein Komma enthält, verwenden Sie stattdessen Semikola, um sie zu trennen.
Wenn sich nur eine Kategorie in einer Zelle befindet und diese ein Komma enthält, müssen Sie nach der Kategorie ein Semikolon einfügen, um anzuzeigen, dass es sich um einen vollständigen Eintrag handelt.
Kategorien, die in die Excel-Datei eingegeben werden und derzeit nicht im Grundriss vorhanden sind, werden hinzugefügt.
Aussteller-IDs müssen anfangs nicht ausgefüllt werden, da sie automatisch generiert werden. Das Ausfüllen der Spalte „Exhibitor ID" bei dem ersten Import kann zu Problemen führen. Lassen Sie diese Spalte leer, um Fehler zu vermeiden.
Zulässige Formate für Logos: JPG, PNG, GIF oder BMP. Entfernen Sie vor dem erneuten Hochladen der Datei alle bereits hinzugefügten Aussteller, um Duplikate zu vermeiden.
Sie können Ihren Ausstellern auch einen Auto-Login-Link geben, damit diese ihr Profil später ausfüllen oder aktualisieren können.
Aussteller-Daten über API aus Ihrem System übertragen
Sie können unsere API nutzen, um uns Daten über Ihre Aussteller, gekauften Stände und Extras zu senden. Eine vollständige Liste der Optionen finden Sie hier. Auf die gleiche Weise können Sie Ausstellerprofile, Kategorien, Stände usw. aktualisieren.
Sie können unter anderem folgende Aufrufe verwenden:
Add Exhibitor: Ziehen Sie Aussteller aus Ihrem System und fügen Sie sie zu ExpoFP hinzu
Add Exhibitor Booth: Weisen Sie ihnen einen bestimmten Stand auf dem Grundriss zu
Add Exhibitor Extra: Falls Ihre Veranstaltung zusätzliche Artikel zum Kauf anbietet, wie z. B. Sponsoring-Optionen, Strom, Möbel usw.
Es ist auch möglich, Aussteller von Cvent über API zu übertragen.
Aussteller exportieren
Um eine Excel-Datei mit Informationen zu Ausstellern zu exportieren,
Gehen Sie zur Seite Exhibitors
.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Ausstellern, die Sie in die Datei aufnehmen möchten, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben, um alle auszuwählen. Sie können auch Filter oben verwenden, um nur bestimmte zu exportieren. Sie können unter anderem nach Stand, Kategorie, Tag, Extras, On Hold-Status, Featured Listing oder Logo in Header filtern.
Klicken Sie auf Export.
Massenhaftes Aktualisieren von Ausstellerinformationen
Um Änderungen an Ihren Ausstellern in Massen vorzunehmen, exportieren Sie die Daten über die Seite Exhibitors
auf dem Dashboard
, wenden Sie die Änderungen an und importieren Sie die Datei anschließend zurück. Oben erfahren Sie, wie Sie jeden dieser Schritte durchführen.
Beachten Sie Folgendes beim Aktualisieren der Informationen Ihrer Aussteller:
Die Daten werden aktualisiert, wenn die Exhibitors IDs übereinstimmen.
Um Stände von Ausstellern zu entfernen, lassen Sie das Feld „booth" leer.
Um Sponsorships oder Booth Extras zu entfernen, lassen Sie diese Felder auch leer oder geben Sie eine „0" ein.
Wichtig ist, dass Ihre teammates nicht im Designer arbeiten sollten, während der Exhibitor-Import läuft, da Änderungen im Designer den Import überschreiben können.
Häufig gestellte Fragen
Wenn ich neue Aussteller zur Excel-Datei hinzufüge und sie erneut hochlade, wirkt sich das auf die vorhandenen Aussteller aus?
Wenn ich neue Aussteller zur Excel-Datei hinzufüge und sie erneut hochlade, wirkt sich das auf die vorhandenen Aussteller aus?
Die vorhandenen Aussteller sind nicht betroffen, es sei denn, Sie aktualisieren einige der zugehörigen Felder.
Ich versuche, meine Excel-Datei zu importieren, aber es funktioniert nicht.
Ich versuche, meine Excel-Datei zu importieren, aber es funktioniert nicht.
Bitte stellen Sie sicher, dass:
Sie haben die oben beschriebenen Anweisungen befolgt
Das Format der Zellen entspricht dem unseres Beispielausstellers in der Vorlage (hauptsächlich sollte das Format "text" sein)
Wenn Sie weiterhin Probleme beim Importieren Ihrer Datei haben, wenden Sie sich bitte über den Chat-Button oder per E-Mail an unser Support-Team [email protected]. Senden Sie uns die Datei und den Namen Ihres Grundrisses, und wir helfen Ihnen gerne weiter.
Kann ich Ausstellermedien über eine Excel-Datei hochladen?
Kann ich Ausstellermedien über eine Excel-Datei hochladen?
Ja, aber nur über die Bild- oder Video-URL. Wenn Sie die Medien als Datei hochladen möchten, fügen Sie sie einzeln zu den ausgewählten Ausstellern hinzu.