Nachdem wir den Standard-Reservierungsprozess gesehen haben, können wir uns nun in die Anpassung und Arbeit mit Reservierungseinstellungen vertiefen.
Reservieren vs. Kaufen
Wählen Sie, ob die Schaltfläche Reserve, die Schaltfläche Buy, beide oder keine angezeigt werden sollen. Der Unterschied besteht darin, dass die Schaltfläche Buy es Ihnen ermöglicht, Zahlungen zu erfassen. Um die Schaltflächen einzustellen, gehen Sie zu Ihrem Dashboard
, scrollen Sie zum Abschnitt „Booth reservation" und schalten Sie die Schaltflächen ein oder aus. Die Namen der Umschalter sind „Show 'Reserve' button — no payments collected" und „Show 'Buy' button – collect payments".
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Verwendung der Schaltfläche Buy und zum Erfassen von Zahlungen von Ausstellern Ihr Zahlungs-Gateway einrichten und Stand-Preise anzeigen müssen. Weitere Details finden Sie hier.
Anweisungen anzeigen
Auf den verfügbaren Ständen
Um Anweisungen zur Buchung eines Standes anzuzeigen, gehen Sie zu Ihrem Dashboard
, scrollen Sie zum Abschnitt Booth reservation und klicken Sie auf Edit neben „Instructions on how to reserve a booth."
Sie werden auf allen verfügbaren Ständen wie unten dargestellt angezeigt:
Auf der Reservierungs-/Kaufseite
Sie können auch zusätzliche Anweisungen zur Reservierung von Ständen oben oder unten auf der Seite anzeigen.
Das ist das Aussehen der Anweisungen:
Gehen Sie zu Sales & Reservations - Reservation und füllen Sie die entsprechenden Felder wie unten dargestellt aus:
Reservierung auf Ihrer Seite fortsetzen
Sie können die Schaltfläche „Reserve" ändern, um Unternehmen stattdessen zu einem anderen Ausstellerregistrierungsformular umzuleiten. Folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.
Wenn Sie bereit sind, Reservierungen zu öffnen, betten Sie den Grundriss mithilfe unserer Integrationsoptionen in Ihre Website oder Event-App ein.
Aktivieren Sie danach die Schaltfläche Reserve oder Buy auf Ihrem Dashboard
(siehe oben, wie Sie dies tun).
Gehen Sie danach zu Sales & Reservations - Reservation settings und wählen Sie aus, wohin die Ausstellter nach dem Klick auf die Schaltfläche Reservieren/Kaufen umgeleitet werden. Standardmäßig ist es die Reservierungs-/Kaufseite für Stände. Klicken Sie auf „A page on your website", um dies zu ändern.
Fügen Sie den Link zum Formular hinzu und klicken Sie auf Save changes. Der Link überträgt den auf dem Grundriss ausgewählten Standtyp, die Größe und den Preis.
Auf diese Weise können Ihre Ausstellter den Stand im Grundriss auswählen und die Reservierung auf Ihrer Seite fortsetzen.
Anzahl der Stände pro Aussteller begrenzen
Standardmäßig haben Aussteller die Möglichkeit, auf der Reservierungs-/Kaufseite und später im Exhibitor Portal weitere Stände hinzuzufügen. Sie können dies jedoch einschränken.
Gehen Sie zu Sales & Reservations - Reservation Settings, aktivieren Sie das Kontrollkästchen No more than __ booths per exhibitor und geben Sie die Grenzanzahl ein.
Beachten Sie, dass Sie Ausstellern manuell mehr Stände zuweisen können, ohne Einschränkungen.
Unternehmenssinformationen erfassen
Der Unternehmensname ist für die Standreservierung immer erforderlich, und Sie können auch optional die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Unternehmensadresse und Kontaktinformationen (Name, E-Mail, Telefon) erfassen.
Scrollen Sie zum Abschnitt „Ask to fill out", um die benötigten Kontrollkästchen auszuwählen.
Ihre Geschäftsbedingungen einbeziehen
Sie können Ihre Aussteller auffordern, den Bedingungen des Vertrags, einer Geschäftsbedingungen-Richtlinie, einer Datenschutzrichtlinie oder einer anderen Vereinbarung zuzustimmen.
Scrollen Sie hinunter zu Add "I agree..." checkbox before Buy/Reserve button with the text below. Sie können den Text im Feld ändern und relevante Seiten verlinken.
Listing Levels, Sponsorships und Extras ändern
Sie können Ihre Sponsorships und Extras erstellen, entfernen und begrenzen. Weitere Details finden Sie in diesem Artikel.
Rabatte verwenden und Anzahlungen erfassen
Verwalten Sie Ihre Währung, Umsatzsteuer und Anzahlungen in Event Settings
Erstellen Sie Rabatte und Promo-Codes in Sales & Reservations - Discounts.
Nach Abschluss der Reservierung
In Sales & Reservations - Reservation Settings, können Sie auch den Arbeitsablauf für den Abschluss des Standreservierungsprozesses anpassen.
Zum Exhibitor Portal weiterleiten
Das Exhibitor Portal ermöglicht es Ihren Ausstellern, ihre Reservierungen und Profile einzusehen und zu verwalten. Weitere Informationen zu dessen Funktionalität finden Sie in diesem Artikel.
Sie können eine benutzerdefinierte Meldung oben im Exhibitor Portal anzeigen (siehe die Standardmeldung im Screenshot unten). Um diese zu ändern, scrollen Sie zum Abschnitt „After reserve/buy complete":
Stattdessen zu Ihrer Seite weiterleiten
Wenn Sie Ihre Aussteller woanders umleiten möchten, scrollen Sie zum Abschnitt After reserve/buy complete und wechseln Sie von der Standardoption (Exhibitor Portal) zu „a page on your website". Geben Sie dann die URL in das entsprechende Feld ein.
Wählen Sie den Standard-Standstatus nach Reservierung
Standardmäßig ändert sich der Standstatus nach Abschluss der Reservierung zu Reserved, und das Ausstellerprofil wird im Grundriss angezeigt. Sie können die Stände jedoch On Hold setzen, wenn Sie die Reservierungen zuerst genehmigen möchten.
Um Stände standardmäßig On Hold zu setzen, gehen Sie zu Ihrem Dashboard
, scrollen Sie zum Abschnitt „Booth reservation" und wählen Sie Set booth "on hold" after reservation. Dies gilt für alle neuen Reservierungen.
Wenn Sie den Status „On Hold" nach einer bestimmten Anzahl von Tagen freigeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Release "on hold" after ___ days und geben Sie die Anzahl der Tage ein, während denen der Stand in diesem Status bleiben soll. Der Stand wird freigegeben und steht erneut zur Verfügung, sobald die ausgewählte Zeit abgelaufen ist.
On Hold hinzufügen oder entfernen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Status „On Hold" hinzuzufügen oder zu entfernen.
Verwendung des Abschnitts „Exhibitors"
Gehen Sie zu Exhibitors
. Wenn sich eine blaue Hand neben einem Stand befindet, den Sie nicht länger halten möchten, klicken Sie auf die Hand, um den Status „On Hold" von diesem Stand zu entfernen. Wenn Sie einen Stand halten möchten, bewegen Sie Ihre Maus neben die Standnummer und klicken Sie auf den Umriss einer blauen Hand, die angezeigt wird.
Verwenden des Profils eines einzelnen Ausstellers
Gehen Sie zu Exhibitors
und wählen Sie das Unternehmen aus, das Sie benötigen. Scrollen Sie zum Abschnitt „Booths & Extras" und klicken Sie auf On Hold für den betreffenden Stand, um seinen Status „On Hold" hinzuzufügen oder zu entfernen.
Verwendung des Abschnitts „Booths"
Gehen Sie zu Floor Plan – Booths. Wenn sich eine blaue Hand neben einem Stand befindet, den Sie nicht länger halten möchten, klicken Sie auf die Hand, um den Status „On Hold" für den Stand zu entfernen. Wenn Sie einen Stand halten möchten, bewegen Sie Ihre Maus neben die Standnummer und klicken Sie auf den Umriss einer blauen Hand, die angezeigt wird.
Verwendung des Designers
Gehen Sie zum Designer
. Wählen Sie einen Stand aus und schalten Sie den Status „On Hold" ein oder aus.
Alle „On Hold"-Aussteller anzeigen
Es ist möglich, nur die Aussteller anzuzeigen, die sich derzeit im Status „On Hold" befinden. Gehen Sie zu Exhibitors
, klicken Sie auf More filters, suchen Sie den Filter „On Hold" und wählen Sie Yes.
Sie können nun die Liste der Aussteller exportieren, die sich in diesem Status befinden, oder ihnen eine Massen-E-Mail senden.
Wenn Sie eine Reservierung nicht genehmigen
Wenn Sie sich entscheiden, bestimmte Aussteller nicht auf Ihrer Veranstaltung haben möchten, haben Sie weiterhin Zugriff auf ihre Informationen, um sie später zu kontaktieren. Wenn Sie die Option Release "on hold" after ___ days gewählt haben, müssen Sie nichts unternehmen – der Stand wird automatisch verfügbar. Andernfalls können Sie einen Stand von einem Aussteller zuweisen, wie oben gezeigt.
Um alle nicht genehmigten Unternehmen anzuzeigen, gehen Sie zu Exhibitors
, klicken Sie auf More filters und verwenden Sie den Filter Without booth.
Sie können nun die Liste exportieren oder eine Massen-E-Mail an die Adressen in der Liste senden.
„On Hold"-Aussteller im Grundriss anzeigen oder ausblenden
Standardmäßig sind alle Aussteller mit ausstehenden Reservierungen im Grundriss ausgeblendet. Um sie stattdessen anzuzeigen, gehen Sie zu Floor plan setting
, scrollen Sie zum Abschnitt „What companies to show" und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Hide companies that are "on hold".
E-Mail senden
Und last, but not least: Wählen Sie, ob eine Reservierungsbestätigungs-E-Mail, eine Rechnungs-E-Mail oder keine versendet werden soll. Sie können den Text der E-Mails anpassen und Dokumente anhängen. Weitere Informationen zum Versand von E-Mails werden hier behandelt.
Um Ihre Einstellungen zu definieren, scrollen Sie zum Abschnitt „Send email" am unteren Ende:
Klicken Sie auf den E-Mail-Typ, um zu seiner Vorlage weitergeleitet zu werden.
Live-Ansicht anpassen
Sie können die Event Settings
- Floor plan setings Abschnitt verwenden um:
Alle Unternehmen ausblenden (oder bestimmte)
Anzahl der Stand-Preise anzeigen oder ausblenden und Größen
Die Sprache des Plans ändern, die Schaltflächen Reserve oder Buy umbenennen, Bedingungen für Aussteller, Extras usw. ändern.
Der Designer
kann verwendet werden, um verfügbare, „On Hold" oder verkaufte Stände mit verschiedenen Farben zu unterscheiden.