Das Rechnungssystem in ExpoFP ermöglicht es Ihnen, zu erfassen, was Aussteller bezahlt haben und was sie noch schulden. Es generiert automatisch Rechnungen und ermöglicht Ausstellern, online zu bezahlen. Es soll kein spezialisiertes System wie QuickBooks ersetzen, deckt aber grundlegende Rechnungsanforderungen ab.
Rechnungen sind enthalten, wenn Ihr Grundriss von ExpoFP entworfen wurde oder Sie sich entschieden haben, Zahlungen als Teil Ihres monatlichen Abonnementpakets einzubeziehen (siehe Preisgestaltung).
Rechnungen erstellen
Wenn ein Aussteller einen Grundriss öffnet, einen verfügbaren Stand auswählt und ihn dann kauft oder reserviert (siehe Booth Reservation-Optionen), wird automatisch eine Rechnung für den Aussteller erstellt.
Sie können die Rechnungen auch manuell auf der Seite Exhibitors
erstellen. Wählen Sie den Aussteller aus, scrollen Sie nach unten zum Bereich Invoices und klicken Sie auf Add invoice.
Rechnungen ändern
Wenn Sie einen neuen Stand, Sponsorship oder Booth Extra hinzufügen, sehen Sie die Optionen zum Hinzufügen zu einer Rechnung (vorhanden oder neu). Sie können auch Rechnungen direkt bearbeiten und Positionen, Preise und Rabatte hinzufügen oder ändern.
Um eine Rechnung zu bearbeiten:
Wählen Sie einen Aussteller auf der Seite Exhibitors
aus.
Scrollen Sie nach unten zum Bereich Invoices.
Bewegen Sie den Cursor über die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Stiftsymbol
.
Ändern Sie die Beschreibung oder den Preis der Rechnung und drücken Sie Save. Beachten Sie, dass Sie den Preis mit den Pfeilen
daneben ändern können.
Um eine Position oder einen Rabatt hinzuzufügen, klicken Sie neben der Rechnung auf „+Add custom item/discount".
Bei einer Position geben Sie ihr einen Namen im Beschreibungsfeld ein und legen Sie den Preis fest. Sie wird zur Summe addiert.
Bei einem Rabatt verwenden Sie eine negative Zahl als Preis (beispielsweise -5). Sie wird die Summe reduzieren.
Beachten Sie: Wenn Aussteller weitere Positionen reservieren, werden diese automatisch zu einer neuen Rechnung hinzugefügt.
Wenn Sie Ausstellern Stände vom Designer aus zuweisen oder Stände ändern (Größe, Name, Zusammenführung), aktualisieren sich Rechnungen nicht automatisch. Sie können sie einzeln aktualisieren und zum Bezahlen erneut versenden.
Falls Sie einen Rabatt oder Promo-Code auf mehrere Aussteller gleichzeitig anwenden möchten, erfahren Sie hier, wie Sie Rabatte und Promo-Codes aktivieren.
Rechnungseinstellungen
In Event settings
- Pricing & payments können Sie Ihre Währung, Zahlungsfrist, Anweisungen und mehr einstellen. Weitere Details finden Sie hier.
ExpoFP unterstützt die Integration mit beliebten Zahlungssystemen wie PayPal, Square, Authorize.net und Stripe. Diese Optionen ermöglichen es Ausstellern, Zahlungen nahtlos beim Kauf von Ständen abzuschließen.
Um Ihre Adresse, Steuernummer, Logo und andere Anmeldedaten auf Ihren Rechnungen anzuzeigen, fügen Sie diese in My account
- Profile ein.
Einzelne Rechnungen versenden
So versenden Sie eine Rechnung an einen bestimmten Aussteller:
Navigieren Sie zur Seite des Ausstellersim ExpoFP-Backend.
Suchen Sie den Bereich Invoices.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Rechnung, die Sie versenden möchten.
Wählen Sie die Option zum Herunterladen der Rechnung oder zum direkten Versenden an den Aussteller. Mit dieser Methode können Sie Rechnungen im Einzelfall verwalten und sicherstellen, dass die Genauigkeit und Anpassung für einzelne Aussteller gewährleistet ist.
Massenversand von Rechnungen für offene Beträge
So versenden Sie Rechnungen an mehrere Aussteller für offene Beträge:
Greifen Sie auf die Exhibitor List in Ihrem ExpoFP-Backend zu.
Wählen Sie die Aussteller aus, an die Sie Rechnungen versenden möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Email oben auf der Seite.
Verfassen Sie in der Fenster zur E-Mail-Erstellung Ihre Nachricht mithilfe der bereitgestellten Variablen (formatiert als
#variable#).Versenden Sie die E-Mail. Die ausgewählten Aussteller erhalten eine E-Mail mit:
Einem automatischen Anmeldelink zu ihrem Ausstellerportal.
Dem Betrag, den sie zahlen müssen.
Einer Schaltfläche zum direkten Abschließen der Zahlung vom Portal. Dieser Ansatz ist ideal für die effiziente Verwaltung von Rechnungen für mehrere Aussteller gleichzeitig. Weitere Informationen zum automatischen und manuellen Versand von Rechnungen sowie zur Bearbeitung von E-Mail-Vorlagen finden Sie hier.
Rechnungen ausschalten
Falls Sie unsere Rechnungen nicht verwenden möchten, können Sie diesen gesamten Bereich im Dashboard
ausschalten. Scrollen Sie nach unten zu Ihren Paketdetails und deaktivieren Sie Invoicing.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es eine Möglichkeit, alle Ausstellerrechnungen auf einmal herunterzuladen, anstatt einzeln vorzugehen?
Gibt es eine Möglichkeit, alle Ausstellerrechnungen auf einmal herunterzuladen, anstatt einzeln vorzugehen?
Derzeit ist es nicht möglich, alle Ausstellerrechnungen auf einmal herunterzuladen.
Wie kann ich eine Kopie der Rechnung erhalten, wenn ein Aussteller einen Stand reserviert?
Wie kann ich eine Kopie der Rechnung erhalten, wenn ein Aussteller einen Stand reserviert?
Um eine Kopie der Rechnung zu erhalten, wenn ein Aussteller einen Stand reserviert, fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse in die CC oder BCC der Vorlage „Reservation confirmation" oder „Invoice" in den E-Mail-Vorlagen ein. Standardmäßig werden solche E-Mails nur an die Adresse des Kontoinhabers versendet.