يسمح نظام الفواتير في ExpoFP بتسجيل ما دفعه العارضون وما يستحق عليهم. يقوم بإنشاء الفواتير تلقائياً ويسمح للعارضين بالدفع عبر الإنترنت. لا يُقصد به أن يحل محل نظام متخصص مثل QuickBooks، لكنه يغطي احتياجات الفواتير الأساسية.
تُتضمن الفواتير إذا كانت خريطة الأرضية مصممة من قبل ExpoFP أو إذا اخترت تضمين المدفوعات كجزء من حزمة الاشتراك الشهرية (انظر التسعير).
إنشاء الفواتير
عند فتح العارض لخريطة الأرضية، واختيار كشك متاح، ثم شراؤه أو حجزه (انظر خيارات حجز الكشك)، يتم إنشاء فاتورة للعارض تلقائياً.
يمكنك أيضاً إنشاء الفواتير يدوياً على صفحة Exhibitors
. اختر العارض، وقم بالتمرير لأسفل إلى قسم "Invoices"، وانقر على Add invoice.
تعديل الفواتير
عند إضافة كشك جديد، أو راعي أو إضافة كشك، ستظهر الخيارات لإضافتها إلى الفاتورة (موجودة أو جديدة). يمكنك أيضاً تحرير الفواتير مباشرة، وإضافة أو تغيير العناصر والأسعار والخصومات.
لتحرير فاتورة،
اختر عارضاً على صفحة Exhibitors
.
قم بالتمرير لأسفل إلى قسم Invoices.
حرّك مؤشر الماوس فوق الفاتورة التي تريد تحريرها وانقر على أيقونة القلم
.
غيّر الوصف أو السعر في الفاتورة واضغط على Save. لاحظ أنه يمكنك تغيير السعر باستخدام الأسهم
بجانبها.
لإضافة عنصر أو خصم، انقر على "+Add custom item/discount" بجانب الفاتورة.
إذا كان عنصراً، أعط له اسماً في حقل الوصف وحدد السعر. سيتم إضافته إلى الإجمالي.
إذا كان خصماً، اجعل السعر رقماً سالباً (على سبيل المثال، -5). سيقلل الإجمالي.
لاحظ أنه عند حجز العارضين لمزيد من العناصر، سيتم إضافة هذه العناصر إلى الفاتورة الجديدة تلقائياً.
عند تعيين الأكشاك للعارضين من خلال Designer أو تغيير الأكشاك (تغيير الحجم، إعادة التسمية، الدمج)، لا يتم تحديث الفواتير تلقائياً. يمكنك تحديثها بشكل فردي وإعادة إرسالها للدفع.
إذا كنت تريد تطبيق خصم أو رمز ترويجي على عدة عارضين في وقت واحد، تعلم هنا كيفية تفعيل الخصومات والرموز الترويجية.
إعدادات الفواتير
في Event settings
- Pricing & payments، يمكنك تعيين عملتك وتاريخ استحقاق الدفع وعرض التعليمات وغير ذلك. اطّلع على المزيد من التفاصيل هنا.
يدعم ExpoFP التكامل مع أنظمة دفع شهيرة مثل PayPal و Square و Authorize.net و Stripe. تسمح هذه الخيارات للعارضين بإكمال المدفوعات بسلاسة عند شراء الأكشاك.
لعرض عنوانك ورقم ضريبة القيمة المضافة وشعارك والبيانات الأخرى على فواتيرك، أضفها في My account
- Profile.
إرسال الفواتير الفردية
لإرسال فاتورة إلى عارض معين:
انتقل إلى صفحة العارض في خادم ExpoFP الخاص بك.
ابحث عن قسم Invoices.
انقر على النقاط الثلاث بجانب الفاتورة التي تريد إرسالها.
اختر الخيار لتنزيل الفاتورة أو إرسالها مباشرة إلى العارض. تتيح لك هذه الطريقة إدارة الفواتير على أساس كل حالة على حدة، مما يضمن الدقة والتخصيص للعارضين الفرديين.
إرسال فواتير جماعية للأرصدة المستحقة
لإرسال فواتير إلى عدة عارضين للأرصدة المستحقة عليهم:
انتقل إلى Exhibitor List في خادم ExpoFP الخاص بك.
حدد العارضين الذين تريد إرسال فواتير لهم.
انقر على زر Email في أعلى الصفحة.
في نافذة إنشاء البريد الإلكتروني، صيّغ رسالتك باستخدام المتغيرات المتوفرة (منسقة كـ
#variable#).أرسل البريد الإلكتروني. سيتلقى العارضون المحددون بريداً إلكترونياً يحتوي على:
رابط تسجيل دخول تلقائي إلى بوابة العارض الخاصة بهم.
المبلغ الذي يتعين عليهم دفعه.
زر لإكمال الدفع مباشرة من البوابة. هذا النهج مثالي لإدارة الفواتير بكفاءة للعارضين المتعددين في وقت واحد. اطّلع هنا على كيفية إرسال الفواتير تلقائياً ويدوياً وتحرير قوالب البريد الإلكتروني.
كيفية إيقاف الفواتير
إذا كنت لا تريد استخدام فواتيرنا، يمكن إيقاف هذا القسم بالكامل في Dashboard
. قم بالتمرير لأسفل إلى تفاصيل حزمتك وقم بإلغاء تحديد Invoicing.
الأسئلة الشائعة
هل هناك طريقة لتنزيل جميع فواتير العارضين بشكل جماعي بدلاً من القيام بذلك فردياً؟
هل هناك طريقة لتنزيل جميع فواتير العارضين بشكل جماعي بدلاً من القيام بذلك فردياً؟
حالياً، من غير الممكن تنزيل جميع فواتير العارضين بشكل جماعي.
كيف يمكنني الحصول على نسخة من الفاتورة عندما يحجز عارض كشكاً؟
كيف يمكنني الحصول على نسخة من الفاتورة عندما يحجز عارض كشكاً؟
للحصول على نسخة من الفاتورة عندما يحجز عارض كشكاً، أضف عنوان بريدك الإلكتروني المطلوب إلى نسخة أخفية أو نسخة سرية من قالب "Reservation confirmation" أو "Invoice" في قوالب البريد الإلكتروني. بشكل افتراضي، يتم إرسال هذه رسائل البريد الإلكتروني فقط إلى عنوان مالك الحساب.





