Si está organizando un evento a gran escala, es importante garantizar que los visitantes puedan orientarse fácilmente.
Los planos de planta con reconocimiento de ubicación son la nueva tecnología presentada por ExpoFP junto con Crowd Connected. Esta herramienta está diseñada para ayudar a los asistentes a moverse por eventos de cualquier tamaño, en cualquier parte del mundo, sin barreras de acceso.
El proceso es sencillo: usted recibe tantos códigos QR como necesite para distribuirlos por el evento. Recomendamos colocarlos en las entradas, fuera de los auditorios o cerca de zonas de asientos y puestos de comida. Cada vez que alguien escanea el código QR, se abre el plano de planta y el mapa hace zoom en su ubicación actual. Se acabó desplazarse por la pantalla en busca de puntos de referencia cercanos para ubicarse. Busque su destino al instante y obtenga una ruta marcada desde el lugar donde se encuentra.
Esta herramienta se presentó por primera vez en febrero de 2023 en el evento internacional anual de juegos y apuestas ICE London. ICE London 2023 ocupó más espacio de exposición que cualquier otro evento celebrado en ExCel London y atrajo a un número récord de 40.000 visitantes únicos.
La importancia de la orientación en eventos (wayfinding)
Un desafío importante para los organizadores de eventos puede ser garantizar que los visitantes puedan orientarse fácilmente en el evento. A los asistentes les puede resultar difícil localizar su próxima reunión, el estand que esperaban visitar o incluso las instalaciones esenciales del recinto. Esto puede provocar pérdida de tiempo, compromisos no cumplidos y participantes insatisfechos. Como resultado, se pierden negocios y se ve afectado el valor general del evento.
Esto puede ser un problema particular para los visitantes de primera vez, que pueden sentirse perdidos en un entorno desconocido. Y poder localizar rápidamente a expositores específicos es crucial para gerentes y otros directivos con poco tiempo disponible. Si estas personas se marchan sin cumplir su agenda, todos pierden.
Los organizadores de eventos siempre buscan que los asistentes y expositores vuelvan. De lo contrario, tendrían que invertir considerablemente en atraer nuevos clientes, lo cual puede costar entre 5 y 10 veces más que retener a los ya existentes.
Hasta ahora, el costo de implementar una navegación eficaz dentro de recintos cerrados se consideraba una barrera. Soluciones digitales populares como Google Maps o Apple Maps no se pueden usar para guiar a los invitados en interiores, ya que no son capaces de mapear el diseño del evento.
ICE London 2023 de Clarion Gaming
Clarion Gaming, los organizadores de ICE London, reconocieron que la navegación por el evento podía ser un posible problema para la edición de 2023. Encuestas anteriores a visitantes revelaron que el enorme tamaño del evento podría dificultar el desplazamiento de un lugar a otro.
Andy Ventris, Director del Evento de ICE, explicó: "ICE tiene la mayor superficie de cualquier exposición en el ExCeL de Londres, por lo que la navegación puede ser un desafío, especialmente para los visitantes que asisten por primera vez y no están familiarizados con el evento."
Clarion Gaming recurrió a nosotros y a nuestro socio Crowd Connected para ofrecer una solución innovadora para un evento que no contaba con una aplicación móvil descargable.
Navegación de eventos simplificada
Ahora, cualquier evento puede contar con tecnología de orientación (wayfinding) interactiva y optimizada para móviles, fácil de implementar a bajo costo. Los códigos QR se colocan en varios lugares del evento, incluidas las entradas y los cruces clave. Al escanear un código QR se abre el plano de planta digital con la ubicación actual resaltada, sin necesidad de una aplicación del evento.
Rebecca Davis, Gerente de Operaciones de ICE, dijo: "ExpoFP y Crowd Connected entienden las presiones a las que está sometido el equipo del evento en los días previos al mismo. Su enfoque colaborativo y su actitud resolutiva fueron excelentes: nos lo pusieron muy fácil."
Los resultados
Durante los tres días de duración de ICE London 2023, 40.000 asistentes pudieron usar el plano de planta con reconocimiento de ubicación para desplazarse por el evento. Los visitantes lo utilizaron con entusiasmo, generándose más de 16.300 visualizaciones del plano de planta, con cada usuario buscando en el mapa un promedio de 4,5 veces. Se mapearon más de 750 puntos de interés en el recinto, incluidos estands, características del evento, puntos de encuentro, transporte y puestos de comida.
El Director del Evento Ventris concluyó: "La tecnología ofreció excelentes resultados, exactamente como esperaba, incluso sin una aplicación móvil. Quedé encantado con lo bien que funcionó y con lo mucho que a los visitantes les encantó poder ubicarse en el área del evento de forma fácil y rápida.
"Volvemos al ExCeL para ICE 2024, y estoy deseando seguir trabajando con ExpoFP y Crowd Connected en la navegación de visitantes y aprovechar las analíticas de visitantes. Esta información valiosa puede ayudarnos a seguir ofreciendo un gran evento tanto a nuestros expositores como a nuestros visitantes."
La Gerente de Operaciones Rebecca Davis añadió: "Recomendaría Crowd Connected a cualquier organizador que busque facilitar la navegación en su evento."
Contacte hoy a Crowd Connected para ver cómo los planos de planta con reconocimiento de ubicación se pueden integrar fácilmente en su próximo evento.