Si vous organisez un événement de grande envergure, il est essentiel de veiller à ce que les visiteurs puissent facilement s'orienter.
Les plans interactifs géolocalisés sont la nouvelle technologie introduite par ExpoFP en partenariat avec Crowd Connected. Cet outil est conçu pour aider les participants à s'orienter lors de tout événement, quelle que soit sa taille, partout dans le monde, sans aucune barrière d'accès.
Le processus est simple : vous recevez autant de QR codes que nécessaire à répartir dans l'événement. Nous recommandons de les afficher aux entrées, à l'extérieur des salles de conférence ou autour des espaces de restauration et des zones d'assise. Chaque fois qu'une personne scanne le QR code, elle ouvre le plan et la carte se centre automatiquement sur sa position actuelle. Fini de faire défiler la carte à la recherche de repères pour se situer. Il suffit de rechercher instantanément sa destination et d'obtenir un itinéraire tracé depuis l'endroit où l'on se trouve.
Cet outil a été introduit pour la première fois en février 2023 lors de l'événement international annuel dédié au jeu et aux jeux d'argent ICE London. ICE London 2023 a occupé la plus grande surface d'exposition jamais utilisée à l'ExCeL London et a attiré un nombre record de 40 000 visiteurs uniques.
L'importance de l'orientation dans les événements
L'un des défis majeurs pour les organisateurs d'événements consiste à s'assurer que les visiteurs peuvent facilement s'orienter dans le salon. Les participants peuvent avoir du mal à localiser leur prochain rendez-vous, le stand qu'ils espéraient visiter, ou même les commodités essentielles du lieu. Cela peut entraîner une perte de temps, des rendez-vous manqués et des participants insatisfaits. Il en résulte une perte d'activité et un impact sur la valeur globale de l'événement.
Ce problème peut être particulièrement marqué pour les visiteurs qui participent pour la première fois, qui peuvent se retrouver perdus dans un environnement inconnu. Et pouvoir localiser rapidement des exposants spécifiques est crucial pour les cadres et autres responsables d'entreprise de haut niveau disposant de peu de temps. Si ces personnes repartent sans avoir accompli leurs objectifs, tout le monde y perd.
Les organisateurs de salons cherchent toujours à fidéliser les participants et les exposants. Sinon, ils devraient investir massivement pour attirer de nouveaux clients, ce qui peut coûter 5 à 10 fois plus cher que de fidéliser les clients existants.
Jusqu'à présent, le coût de mise en place d'une navigation efficace à l'intérieur des lieux couverts était perçu comme un frein. Les solutions numériques populaires comme Google ou Apple Maps ne peuvent pas être utilisées pour guider les visiteurs à l'intérieur des bâtiments, car elles sont incapables de cartographier l'agencement de l'événement.
ICE London 2023 de Clarion Gaming
Clarion Gaming, les organisateurs d'ICE London, ont identifié que l'orientation dans le salon pourrait constituer un problème potentiel pour l'édition 2023. Les enquêtes menées auprès des visiteurs précédents avaient révélé que l'immense taille de l'événement pouvait rendre les déplacements difficiles.
Andy Ventris, Directeur d'ICE, a expliqué : « ICE occupe la plus grande surface d'exposition de tous les salons organisés à l'ExCeL de Londres, la navigation peut donc s'avérer difficile, en particulier pour les visiteurs qui découvrent le salon pour la première fois. »
Clarion Gaming s'est tourné vers nous et notre partenaire Crowd Connected pour proposer une solution innovante pour un événement qui ne disposait pas d'application mobile téléchargeable.
Une navigation événementielle simplifiée
Désormais, tout événement peut bénéficier d'une technologie de wayfinding (orientation) interactive, optimisée pour mobile, facile à mettre en place à moindre coût. Des QR codes sont affichés à différents endroits du salon, notamment aux entrées et aux intersections clés. Scanner un QR code ouvre le plan numérique avec la position actuelle mise en évidence, sans avoir besoin d'une application dédiée à l'événement.
Rebecca Davis, Responsable des Opérations d'ICE, a déclaré : « ExpoFP et Crowd Connected comprennent bien la pression que subit une équipe organisatrice dans la phase de préparation immédiate du salon. Leur approche collaborative et leur volonté de trouver des solutions ont été formidables — ils nous ont rendu la tâche vraiment facile. »
Les résultats
Durant les trois jours d'ICE London 2023, 40 000 participants ont pu utiliser le plan géolocalisé pour se déplacer dans l'événement. Les visiteurs l'ont utilisé avec enthousiasme, avec plus de 16 300 consultations du plan générées, chaque utilisateur effectuant en moyenne 4,5 recherches sur la carte. Plus de 750 points d'intérêt du lieu ont été cartographiés, y compris les stands, les animations du salon, les points de rencontre, les transports et les points de restauration.
Le Directeur Ventris a conclu : « Cette technologie a donné d'excellents résultats, exactement comme je l'espérais, même sans application mobile. J'ai été ravi de voir à quel point cela a fonctionné et à quel point les visiteurs ont apprécié pouvoir se situer facilement et rapidement sur le salon.
« Nous serons de retour à l'ExCeL pour ICE 2024, et j'ai hâte de continuer à travailler avec ExpoFP et Crowd Connected pour l'orientation des visiteurs et pour exploiter les analytics visiteurs. Ces informations précieuses peuvent nous aider à continuer d'offrir un excellent salon à nos exposants et visiteurs. »
La Responsable des Opérations Rebecca Davis a ajouté : « Je recommanderais Crowd Connected à tout organisateur souhaitant faciliter l'orientation dans son salon. »
Contactez Crowd Connected dès aujourd'hui pour découvrir comment les plans interactifs géolocalisés peuvent être facilement intégrés à votre prochain salon.